Po co komu zarządzanie projektowe? 9 kluczowych korzyści

by | Mar 14, 2019 | Zarządzanie projektowe

Niejednokrotnie  projektowe zarządzanie zadaniami kojarzy się może z szeroko pojętą biurokracją i jakimiś kosmicznymi procedurami. Do głowy przychodzi zabijanie lasów amazonki na tony papierów i siedzenie do ciemnej nocy na spotkaniach.
Ale pomyśl – czy zdarzyło Ci się kiedyś biegać z przysłowiową „pustą taczką” bez ładu i składu? Ja się przyznaję – mi się zdarzało i to niejednokrotnie. I oto dlaczego doceniam projektowe podejście do zadań bo już teraz pusta taczka rzadko mi się trafia.
 Oto 9 koronnych argumentów dlaczego takie podejście się  opłaca i jakie korzyści Ci przyniesie.
A że zaczęłam od taczki to i na jej przykładzie będę wyliczać:

 

1. Wiesz dlaczego tą taczkę masz załadować.

Taczkę ładujesz z jakiegoś powodu – komuś brakuje cegieł, cementu lub piachu do budowy domu.  Lub też ktoś inny miał dowieźć a nie przyjechał. Albo się komuś dom zawalił i szybko musi odbudować. Albo pan X ma taka chałupę, że sąsiedzi już go  wytykają palcami i musi ją odpicować.

 

2. Wiesz jakie cegły masz dowieźć i kto będzie z nich korzystał.

Gdy wiesz  co klient chce zrobić, to już jak po  nitce idziesz dalej – wiesz jakie cegły masz zapakować, ile ich będziesz potrzebować i jakiego piachu dosypać.
3. Ile masz lub ile potrzebujesz pieniędzy na ich zakup.

Podejście 1. Aby zapakować to wszystko, musisz oszacować budżet. Budżet który wystarczy na wybudowanie domu zgodnie z tym co pan X chce.
Podejście 2. Gdy masz już wyznaczony budżet i ani grosza więcej nie jesteś w stanie już dostać. Wtedy z panem X musicie ustalić:
  • jakie minimalne funkcje musi spełniać dom w ramach tego budżetu
  • i na jakie dodatkowe jeszcze wystarczy – może nie potrzebuje garażu ale ważny jest dla niego duży taras?
 4. Wiesz kto będzie głównym operatorem taczki.
No właśnie, a komu to wszystko powierzyć? Kto będzie sterował całym przedsięwzięciem?
Jest takie powiedzenie – jak coś jest do wszystkiego to jest do niczego .
W kontekście operatora taczki – jeśli wszyscy są odpowiedzialni to znaczy że nikt nie jest odpowiedzialny . Dlatego też do każdego większego przedsięwzięcia trzeba ustalić koordynatora czyli operatora taczki.  To on będzie nadawał kierunek taczce, sprawdzał czy wiezie to co trzeba, czy dotrze w terminie i wrzeszczał jak wpadnie w dziurę z kałużą i trzeba mu będzie pomóc.

 

5. Wiesz na kiedy towar jest potrzebny.

Operator taczki musi ustalić z panem X kiedy budowa się zaczyna i jak będzie przebiegała i kiedy ma się  zakończyć aby wiedzieć co i kiedy mu dowieźć. Wie kiedy ma wjechać piasek a kiedy cement a kiedy będą potrzebne cegły
6.Wiesz kto, co i kiedy ma Ci doładować po drodze.

W budowie domu wszystko ma swoją kolejność – raczej okien nie da się zamontować jak jeszcze ściany nie stoją. Dlatego też pędząc z tą taczką będziesz wiedział czy pędzisz w terminie czy nie za wcześnie oraz czy potrzebujesz jeszcze czegoś od innych co możesz zabrać od innych po drodze. Bo przecież budowa domu nie odbywa się jednym człowiekiem!
7. Wiesz w jakie dziury możesz wpaść i jak się z nich wygrzebać.

Plany planami a życie życiem. Taczka może złapać kapcia, mogą Cię okraść albo Pan Zenek z cementem niegotowy. Jak pomyślisz jakie pułapki mogą się wydarzyć i obmyślisz plan awaryjny będziesz spokojniejszy. Jak zdarzy się sytuacja typu pożar (a zdarzy się!) to będziesz wiedział gdzie straży szukać.

8.Wiesz kto jest Twoim dżinem z butelki który pomoże Ci w przypadku problemów nie do pokonania.

Kapcia to Ty sobie naprawisz ale jak Ci trzęsienie ziemi zrobi wyrwę w drodze to już może być gorzej. W takich chwilach musisz mieć kogoś o trochę większej mocy rażenia i z większą ilością belek na pagonach. Takiego kogoś kto zadzwoni gdzie trzeba aby zasypać twoją dziurę w drodze. Albo też wyślą po ciebie helikopter. Albo pomoże Ci on znaleźć inną drogę. Musisz mieć swojego SPONSORA!
9.Wiesz jak sprawdzać na każdym zakręcie czy jesteś na dobrej drodze a na końcu czy dowiozłeś to co klient chce.
Budowa domu może trochę zająć a w międzyczasie człowiek robi się zmęczony i może się rozkojarzyć. Dlatego też co jakiś czas musisz patrzeć na mapę aby zweryfikować czy dobrze jedziesz a na skrzyżowaniach wybierać dobry kierunek. A na końcu sprawdzisz czy dom wygląda tak jak klient chciał. Bo o to w całym projekcie chodzi!

 

To tyle o taczce – teraz przenieśmy to na język zadaniowo-projektowy:

  • Znasz sytuację wyjściową.
  • Znasz zakres projektu/ zadania.
  • Znasz budżet przedsięwzięcia.
  • Znasz kierownika projektu lub koordynatora zadania.
  • Wiesz jaki jest czas realizacji .
  • Znasz harmonogram oraz osoby które będą z Tobą współpracować przy realizacji.
  • Umiesz oszacować ryzyko i umiesz się przygotować na część sytuacji podbramkowych.
  • Jeśli projekt realizujesz dla firmy w której pracujesz, to znasz swojego sponsora
  • Wiesz jak badać postęp i jak sprawdzić czy projekt zakończył się sukcesem.
  • I jak myślisz,ma to sens? Czy widzisz korzyści dla siebie? Daj znać .
    Jeśli uważasz, że artykuł może komuś pomóc, podziel się.

Jeśli nie chcesz tracić czasu i zastosować podane wyżej kroki w swoim planowaniu pobierz checklistę

Jak nie biegać z pustą taczką

 

Poznaj 9 kroków

do projektowego planowania i monitorowania zadań

Kilikając w przycisk zgadzasz się na przetwarzanie danych osobowych przez Annę Wojdył w celu otrzymania praktycznych emaili a tym samym wysyłania mi informacji o produktach blogowych, usługach, promocjach lub nowościach zgodnie z polityką prywatności.

Podziel się postem