Co to jest projekt i komu potrzebny jest kierownik projektu?

Dziś zdecydowałam się ugryźć temat: czym jest projekt i w jakim celu zatrudnia się kierowników projektów.
Nie chcę jednak patrzeć na to z perspektywy ról PM-a, ale biznesowego aspektu tego stanowiska. Czyli co wnosi do firmy dobry Project Manager? Co może Ci dać, jeśli jesteś przedsiębiorcą? A jeśli sam aspirujesz do tej roli – co powinnaś/powinieneś  dać swoją pracą firmie lub klientowi, dla którego pracujesz?

A że aspiruję do mistrza prostych przykładów – bez nich się nie obędzie 😊

Z tego artykułu dowiesz się zatem:

  1. Co to w ogóle jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Po co jest ono potrzebne?
  4. Z jakiego powodu firmy zatrudniają kierowników projektów?

 

1. Czym jest projekt?

Jeśli firma nie posiada kultury zarządzania projektami, to często zamiast słowa ‘projekt’ możesz usłyszeć: pomysł, przedsięwzięcie, zadanie. Nawet w życiu prywatnym, realizując własne, małe projekty nie nazywamy ich tak. Mówimy: „realizuję swój pomysł” lub „mam duże zadanie przed sobą”.

Zaglądając do jednego z wielu oficjalnych słowników lub też „googlując”, możesz znaleźć taką definicję:

„Projekt jest to zaplanowane na pewien czas przedsięwzięcie, którego celem jest osiągnięcie w określonym terminie określonych rezultatów”.

Trochę po chińsku, czyż nie?

Więc może prościej:

Na pewno jest to przedsięwzięcie lub zorganizowane zadanie zazwyczaj nie jednej osoby, które ma wytworzyć jakiś produkt lub rozwiązać jakiś problem. I co konieczne – w ściśle określonym czasie.

Jeśli miałabym wypisać cechy projektu to będą nimi:
  • Unikalność, innowacja – czyli jest to wytworzenie czegoś nowego, innego od wcześniej realizowanych inicjatyw (np. jeśli projektem jest wydanie książki, to nawet jeśli firma wydaje ich w roku 150, to każda z nich jest inna).
  • Złożoność, skomplikowanie – projekt zakłada, że będzie w nim więcej zadań, które się ze sobą łączą, warunkują (nie damy rady wykonać zadania 2. przed 1.), jak też pracuje nad nimi większa grupa ludzi. Czy w takim razie napisanie maila jest projektem? Oczywiście, że nie, ponieważ to jest powtarzalne, proste zadanie i – zazwyczaj – dla jednej osoby.
  • Ograniczone zasoby lub też jak kto woli określone zasoby – zasoby w rozumieniu: czas, ludzie, budżet. Czyli projekt to przedsięwzięcie realizowanie w ramach czasowych, angażujące np. 15 osób oraz kosztujące tyle i tyle.

Projekty różnią się od siebie niemalże tak jak ludzie. Pokuszę się o stwierdzenie, że nie ma dwóch takich samych. Różnią się chociażby rozmiarami i czasem trwania. Realizować je mogą 2 osoby, ale i 150 w różnych częściach świata. Spektrum jest nieograniczone!

Podam Ci teraz kilka rodzajów projektów, które realizowałam ja albo moi znajomi, abyś mógł sobie wyobrazić ich różnorodność:
    • powstanie nowego produktu (np. książki);
    • poprawa istniejącego produktu (poprawa jakości albo nadanie mu nowych funkcji; np. zmniejszenie ilości cukru w gamie jogurtów wraz z wprowadzeniem nowego, zamykanego wieczka);
    • zaprojektowanie lub optymalizacja istniejącego w firmie procesu (np. wprowadzając inny rodzaj strojów służbowych w firmie, zaistniała konieczność również zmiany procesu ich dystrybucji i kontroli);
    • wykonanie oprogramowania (wprowadzając program lojalnościowy dla klientów, trzeba było zrobić aplikację na telefon);
    • kopiowanie rozwiązań czy też procesów z innego kraju do Polski (czyli sprawdzenie jak i w jakim zakresie rozwiązanie wdrożyć w Polsce, mając na względzie istniejące w niej inne struktury oraz normy prawne);
    • wprowadzanie zmian w strukturze firmy  (czyli projektowanie nowej struktury, biorąc pod uwagę zapotrzebowania biznesu, kompetencje ludzi oraz komunikację i zarządzanie zmianą).

Przykładów może być jeszcze więcej, ale chciałam Ci pokazać, jak bardzo projekty są różnorodne i jak wiele można się nauczyć!!!!!

2. Czym jest zarządzanie projektem?

Ponownie mogłabym zacząć od definicji, ale tym razem od razu posłużę się prostym językiem 😊

Zarządzanie projektem jest procesem, w którym odpowiednio „żonglując” zasobami (czasem, ludźmi, ich kompetencjami i budżetem) masz osiągnąć cel.

Twoim zadaniem jest określić – jaki zasób jest Ci potrzebny, w jakim czasie i ilości, abyś zrealizował cel.

3. Po co stosuje się zarządzanie projektami?

Posłużę się tu własną obserwacją z projektów realizowanych przeze mnie i bliskich mi znajomych.

Jestem zdania iż każdy wysiłek czy też inwestycja podejmowane w firmie powinny dawać korzyści w dłuższym lub krótszym czasie.

Więc gdybym miała odpowiedzieć jednym słowem „po co?” to: z biznesowego pragmatyzmu i wykorzystania korzyści jakie daje project management.

Firmy, ale też tzw. freelancerzy stosują zarządzanie projektami, aby stwierdzić:
  • Czy dane przedsięwzięcie nie jest tylko czyjąś zachcianką bez ładu i składu (po to stosuje się uzasadnienie – czyli po co to jest w ogóle potrzebne? Co nam to da? Czy możemy bez tego żyć?). Bo jeśli jest tylko zachcianką, to po co to komu? No chyba, że stosujemy zasadę „kto bogatemu zabroni” 😊
  • Aby określić co konkretnie jest tak naprawdę potrzebne i się tego trzymać.

Wyobraź sobie, że Twoim projektem jest zapewnienie całej firmie koszulek firmowych na wyjazd integracyjny. Od jednego z kolegów słyszysz: „A może byśmy zrobili je termoaktywne? To będę mógł w nich biegać”. Drugi mówi: „Słuchaj, dodaj jeszcze kieszeń z tyłu, to będę miał na rower” i tak dalej.  No i spełniając zachcianki wszystkich, stworzyłbyś jakąś hybrydę, podczas gdy potrzebna jest zwykła koszulka z bawełny z logo firmowym. I tyle.

  • Aby mieć kontrolę nad wykorzystaniem zasobów oraz pewność, że są dobrze pożytkowane i dla każdego wystarczy. Stawiam na to, że pojęcie ‘dobrze pożytkowanych zasobów’ nie budzi wątpliwości. Ale o co chodzi z tym „że dla każdego wystarczy”? Zarówno firmy jak i indywidualni przedsiębiorcy mogą realizować nie tylko jeden projekt, ale zbiór projektów (program lub portfolio – wyjaśnienia masz w słowniczku ).

Zarządzanie projektami pomaga zobaczyć całość realizowanych przedsięwzięć, rozdzielić zasoby według potrzeb. A jeśli nie wystarczy dla wszystkich, to wybrać w pierwszej kolejności te inicjatywy, które są najważniejsze.

  • A ostatnie to: chcą mieć pewność, że dana zmiana lub produkt się pojawi oraz mieć kontrolę nad tym kiedy. A jeśli będą z tym problemy, to menadżer projektu im to powie.

No i wreszcie pojawił się menadżer projektu. Bo jak jest zarządzanie, to musi być też zarządzający (jeśli znasz teorię małp Blancharda – to wiesz o co chodzi, jeśli nie – przeczytasz o tym tutaj ).

6 dniowy kurs email

dołącz do darmowego autorskiego programu

CZY PROJECT MANAGEMENT

JEST DLA CIEBIE?

Dowiedz się na czym polega rola kierownika projektu,

poznaj  jej blaski i cienie

oraz dowiedz się jak Ty mogłabyś/ mógłbyś zacząć swoją przygodę!

 

4. W jakim celu firmy zatrudniają kierowników projektów?

Również na podstawie doświadczeń swoich oraz znajomych:

  • Z potrzeby EFEKTYWNEGO I SKUTECZNEGO wprowadzania zmian, które są meritum obecnych czasów.
  • Z powodu WYGODY i ŚWIĘTEGO SPOKOJU – i nie upraszczam tutaj, i nie trywializuje. Przeczytaj poniżej.

EFEKTYWNOŚĆ i SKUTECZNOŚĆ wprowadzania zmiany. Posłużę się tu powiedzeniem mojego pierwszego szefa: „Jak wszyscy są za coś odpowiedzialni, to nikt nie jest odpowiedzialny”.

Tak jest z projektami – muszą mieć swojego lidera. Dlaczego? Wyobraź sobie, że w grupie projektowej jest 20 osób, a nie ma PM-a. Wszystko idzie dobrze do momentu, kiedy – jak w życiu – pojawia się jakiś problem. Wtedy nikt nie chce wziąć odpowiedzialności na siebie.

Bo kto np. z tych 20 osób w grupie projektowej miałby zaraportować o problemie? Trzeba złapać sponsora, może i ustalić spotkanie, a nie daj Boże – przygotować jakiś materiał. No i jak myślisz – co się dzieje przy rozproszonej odpowiedzialności? Po prostu temat umrze śmiercią naturalną.

Dlatego jest ten jeden człowiek, który czuwa nad wszystkim i reaguje na takie sytuacje.

A teraz WYGODA I ŚWIĘTY SPOKÓJ.

Dlaczego z wygody? Wyobraź sobie, że musisz wyremontować dom. Wiadomo, większość z nas nie zrobi tego samodzielnie. Szukasz malarzy, hydraulika, umawiasz kogoś do ułożenia płytek itp., itd. Nie wiesz, ile mogą chcieć pieniędzy. Wiesz, że nie mogą przyjść wszyscy w tym samym czasie, więc trzeba ich „poukładać” w kalendarzu. W międzyczasie wydarzą się pewnie dziesiątki nieprzewidzianych sytuacji. Fachowcy będą do Ciebie dzwonić z każdą pierdołą. No paść można!!! A to dopiero połowa remontu!

A teraz wyobraź sobie, że jest ta jedna osoba, która ustali z Tobą dokładnie co trzeba zrobić, znajdzie Ci fachowców i uzgodni z nimi budżet. Umówi ich na konkretne terminy. Będzie Ci w ustalonym terminie raportować, jak idą prace, a jeśli będzie trzeba – powie o nieprzewidzianych sytuacjach i co można z nimi zrobić. A pomniejsze kwestie ustali już sama, we własnym zakresie z podwykonawcami.

No czy nie jest to WYGODA I ŚWIĘTY SPOKÓJ? Oczywiście na potrzeby przykładu, trochę uprościłam sytuację remontu domu, ale wiesz przecież o co chodzi, czyż nie?

Sponsor, czy też klient, w kierowniku projektu zyskuje tego jednego człowieka, który jest „twarzą” i poniekąd „rękami” przedsięwzięcia. Dzięki temu:

  • nie musi angażować się w te same czynności w stosunku do 5 czy 100 osób;
  • wie, że jest ktoś, kto czuwa nad zakresem działań, nad budżetem i harmonogramem;
  • jeśli pojawią się problemy i niespodziewane okoliczności, będzie o tym wiedzieć w odpowiednim czasie;
  • nie przychodzi do niego 20 osób, a tylko jedna;
  • jest pewien, że zmiana, pożądany efekt czy też produkt pojawi się w określonym czasie.

Komu więc menadżera projektu, komu ….?

Może zainteresować Cię również

#ProjektowyExpres 4

#ProjektowyExpres 4

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga. Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym...

#ProjektowyExpres 3

#ProjektowyExpres 3

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga. Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym...

WITAJ NA MOIM BLOGU

Ania Projekty bez zadyszki

Nazywam się Ania . Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami . Niezależnie czy jesteś na etacie czy pracujesz u siebie.

Wyjaśniam zawiłości projektowe prostym językiem.

Udowadniam, że projekty nie muszą być nudne i trudne.

A wyciśnięte jak cytryna pomagają w codziennym życiu.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA

PRODUKTY

Program grupowy: TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

Konsultacje indywidualne

Darmowy kurs: Czy Project Management jest dla Ciebie?

Facebook

Podziel się postem