Co to jest projekt i komu potrzebny jest kierownik projektu?

Dziś zdecydowałam się ugryźć temat: czym jest projekt i w jakim celu zatrudnia się kierowników projektów.
Nie chcę jednak patrzeć na to z perspektywy ról PM-a, ale biznesowego aspektu tego stanowiska. Czyli co wnosi do firmy dobry Project Manager? Co może Ci dać, jeśli jesteś przedsiębiorcą? A jeśli sam aspirujesz do tej roli – co powinnaś/powinieneś  dać swoją pracą firmie lub klientowi, dla którego pracujesz?

A że aspiruję do mistrza prostych przykładów – bez nich się nie obędzie 😊

Z tego artykułu dowiesz się zatem:

  1. Co to w ogóle jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Po co jest ono potrzebne?
  4. Z jakiego powodu firmy zatrudniają kierowników projektów?

 

1. Czym jest projekt?

Jeśli firma nie posiada kultury zarządzania projektami, to często zamiast słowa ‘projekt’ możesz usłyszeć: pomysł, przedsięwzięcie, zadanie. Nawet w życiu prywatnym, realizując własne, małe projekty nie nazywamy ich tak. Mówimy: „realizuję swój pomysł” lub „mam duże zadanie przed sobą”.

Zaglądając do jednego z wielu oficjalnych słowników lub też „googlując”, możesz znaleźć taką definicję:

„Projekt jest to zaplanowane na pewien czas przedsięwzięcie, którego celem jest osiągnięcie w określonym terminie określonych rezultatów”.

Trochę po chińsku, czyż nie?

Więc może prościej:

Na pewno jest to przedsięwzięcie lub zorganizowane zadanie zazwyczaj nie jednej osoby, które ma wytworzyć jakiś produkt lub rozwiązać jakiś problem. I co konieczne – w ściśle określonym czasie.

Jeśli miałabym wypisać cechy projektu, to będą nimi:
  • Unikalność, innowacja – czyli jest to wytworzenie czegoś nowego, innego od wcześniej realizowanych inicjatyw (np. jeśli projektem jest wydanie książki, to nawet jeśli firma wydaje ich w roku 150, to każda z nich jest inna).
  • Złożoność, skomplikowanie – projekt zakłada, że będzie w nim więcej zadań, które się ze sobą łączą, warunkują (nie damy rady wykonać zadania 2. przed 1.), jak też pracuje nad nimi większa grupa ludzi. Czy w takim razie napisanie maila jest projektem? Oczywiście, że nie, ponieważ to jest powtarzalne, proste zadanie i – zazwyczaj – dla jednej osoby.
  • Ograniczone zasoby lub też jak kto woli określone zasoby – zasoby w rozumieniu: czas, ludzie, budżet. Czyli projekt to przedsięwzięcie realizowanie w ramach czasowych, angażujące np. 15 osób oraz kosztujące tyle i tyle.

Projekty różnią się od siebie niemalże tak jak ludzie. Pokuszę się o stwierdzenie, że nie ma dwóch takich samych. Różnią się, chociażby rozmiarami i czasem trwania. Realizować je mogą 2 osoby, ale i 150 w różnych częściach świata. Spektrum jest nieograniczone!

Podam Ci teraz kilka rodzajów projektów, które realizowałam ja albo moi znajomi, abyś mógł sobie wyobrazić ich różnorodność:
    • powstanie nowego produktu (np. książki);
    • poprawa istniejącego produktu (poprawa jakości albo nadanie mu nowych funkcji; np. zmniejszenie ilości cukru w gamie jogurtów wraz z wprowadzeniem nowego, zamykanego wieczka);
    • zaprojektowanie lub optymalizacja istniejącego w firmie procesu (np. wprowadzając inny rodzaj strojów służbowych w firmie, zaistniała konieczność również zmiany procesu ich dystrybucji i kontroli);
    • wykonanie oprogramowania (wprowadzając program lojalnościowy dla klientów, trzeba było zrobić aplikację na telefon);
    • kopiowanie rozwiązań czy też procesów z innego kraju do Polski (czyli sprawdzenie, jak i w jakim zakresie rozwiązanie wdrożyć w Polsce, mając na względzie istniejące w niej inne struktury oraz normy prawne);
    • wprowadzanie zmian w strukturze firmy  (czyli projektowanie nowej struktury, biorąc pod uwagę zapotrzebowania biznesu, kompetencje ludzi oraz komunikację i zarządzanie zmianą).

Przykładów może być jeszcze więcej, ale chciałam Ci pokazać, jak bardzo projekty są różnorodne i jak wiele można się nauczyć!!!!!

2. Czym jest zarządzanie projektem?

Ponownie mogłabym zacząć od definicji, ale tym razem od razu posłużę się prostym językiem 😊

Zarządzanie projektem jest procesem, w którym odpowiednio „żonglując” zasobami (czasem, ludźmi, ich kompetencjami i budżetem) masz osiągnąć cel.

Twoim zadaniem jest określić – jaki zasób jest Ci potrzebny, w jakim czasie i ilości, abyś zrealizował cel.

3. Po co stosuje się zarządzanie projektami?

Posłużę się tu własną obserwacją z projektów realizowanych przeze mnie i bliskich mi znajomych.

Jestem zdania iż każdy wysiłek czy też inwestycja podejmowane w firmie powinny dawać korzyści w dłuższym lub krótszym czasie.

Więc gdybym miała odpowiedzieć jednym słowem „po co?” to: z biznesowego pragmatyzmu i wykorzystania korzyści, jakie daje project management.

Firmy, ale też tzw. freelancerzy stosują zarządzanie projektami, aby stwierdzić:
  • Czy dane przedsięwzięcie nie jest tylko czyjąś zachcianką bez ładu i składu (po to stosuje się uzasadnienie – czyli po co to jest w ogóle potrzebne? Co nam to da? Czy możemy bez tego żyć?). Bo jeśli jest tylko zachcianką, to po co to komu? No, chyba że stosujemy zasadę „kto bogatemu zabroni” 😊
  • Aby określić, co konkretnie jest tak naprawdę potrzebne i się tego trzymać.

Wyobraź sobie, że Twoim projektem jest zapewnienie całej firmie koszulek firmowych na wyjazd integracyjny. Od jednego z kolegów słyszysz: „A może byśmy zrobili je termoaktywne? To będę mógł w nich biegać”. Drugi mówi: „Słuchaj, dodaj jeszcze kieszeń z tyłu, to będę miał na rower” i tak dalej.  No i spełniając zachcianki wszystkich, stworzyłbyś jakąś hybrydę, podczas gdy potrzebna jest zwykła koszulka z bawełny z logo firmowym. I tyle.

  • Aby mieć kontrolę nad wykorzystaniem zasobów oraz pewność, że są dobrze pożytkowane i dla każdego wystarczy. Stawiam na to, że pojęcie ‘dobrze pożytkowanych zasobów’ nie budzi wątpliwości. Ale o co chodzi z tym „że dla każdego wystarczy”? Zarówno firmy, jak i indywidualni przedsiębiorcy mogą realizować nie tylko jeden projekt, ale zbiór projektów (program lub portfolio – wyjaśnienia masz w słowniczku ).

Zarządzanie projektami pomaga zobaczyć całość realizowanych przedsięwzięć, rozdzielić zasoby według potrzeb. A jeśli nie wystarczy dla wszystkich, to wybrać w pierwszej kolejności te inicjatywy, które są najważniejsze.

  • A ostatnie to: chcą mieć pewność, że dana zmiana lub produkt się pojawi oraz mieć kontrolę nad tym kiedy. A jeśli będą z tym problemy, to menadżer projektu im to powie.

No i wreszcie pojawił się menadżer projektu. Bo jak jest zarządzanie, to musi być też zarządzający (jeśli znasz teorię małp Blancharda – to wiesz, o co chodzi, jeśli nie – przeczytasz o tym tutaj ).

6 dniowy kurs email

dołącz do darmowego autorskiego programu

CZY PROJECT MANAGEMENT

JEST DLA CIEBIE?

Dowiedz się na czym polega rola kierownika projektu,

poznaj  jej blaski i cienie

oraz dowiedz się jak Ty mogłabyś/ mógłbyś zacząć swoją przygodę!

 

4. W jakim celu firmy zatrudniają kierowników projektów?

Również na podstawie doświadczeń swoich oraz znajomych:

  • Z potrzeby EFEKTYWNEGO I SKUTECZNEGO wprowadzania zmian, które są meritum obecnych czasów.
  • Z powodu WYGODY i ŚWIĘTEGO SPOKOJU – i nie upraszczam tutaj, i nie trywializuje. Przeczytaj poniżej.

EFEKTYWNOŚĆ i SKUTECZNOŚĆ wprowadzania zmiany. Posłużę się tu powiedzeniem mojego pierwszego szefa: „Jak wszyscy są za coś odpowiedzialni, to nikt nie jest odpowiedzialny”.

Tak jest z projektami – muszą mieć swojego lidera. Dlaczego? Wyobraź sobie, że w grupie projektowej jest 20 osób, a nie ma PM-a. Wszystko idzie dobrze do momentu, kiedy – jak w życiu – pojawia się jakiś problem. Wtedy nikt nie chce wziąć odpowiedzialności na siebie.

Bo kto np. z tych 20 osób w grupie projektowej miałby zaraportować o problemie? Trzeba złapać sponsora, może i ustalić spotkanie, a nie daj Boże – przygotować jakiś materiał. No i jak myślisz – co się dzieje przy rozproszonej odpowiedzialności? Po prostu temat umrze śmiercią naturalną.

Dlatego jest ten jeden człowiek, który czuwa nad wszystkim i reaguje na takie sytuacje.

A teraz WYGODA I ŚWIĘTY SPOKÓJ.

Dlaczego z wygody? Wyobraź sobie, że musisz wyremontować dom. Wiadomo, większość z nas nie zrobi tego samodzielnie. Szukasz malarzy, hydraulika, umawiasz kogoś do ułożenia płytek itp., itd. Nie wiesz, ile mogą chcieć pieniędzy. Wiesz, że nie mogą przyjść wszyscy w tym samym czasie, więc trzeba ich „poukładać” w kalendarzu. W międzyczasie wydarzą się pewnie dziesiątki nieprzewidzianych sytuacji. Fachowcy będą do Ciebie dzwonić z każdą pierdołą. No paść można!!! A to dopiero połowa remontu!

A teraz wyobraź sobie, że jest ta jedna osoba, która ustali z Tobą dokładnie, co trzeba zrobić, znajdzie Ci fachowców i uzgodni z nimi budżet. Umówi ich na konkretne terminy. Będzie Ci w ustalonym terminie raportować, jak idą prace, a jeśli będzie trzeba – powie o nieprzewidzianych sytuacjach i co można z nimi zrobić. A pomniejsze kwestie ustali już sama, we własnym zakresie z podwykonawcami.

No czy nie jest to WYGODA I ŚWIĘTY SPOKÓJ? Oczywiście na potrzeby przykładu, trochę uprościłam sytuację remontu domu, ale wiesz przecież, o co chodzi, czyż nie?

Sponsor, czy też klient, w kierowniku projektu zyskuje tego jednego człowieka, który jest „twarzą” i poniekąd „rękami” przedsięwzięcia. Dzięki temu:

  • nie musi angażować się w te same czynności w stosunku do 5 czy 100 osób;
  • wie, że jest ktoś, kto czuwa nad zakresem działań, nad budżetem i harmonogramem;
  • jeśli pojawią się problemy i niespodziewane okoliczności, będzie o tym wiedzieć w odpowiednim czasie;
  • nie przychodzi do niego 20 osób, a tylko jedna;
  • jest pewien, że zmiana, pożądany efekt czy też produkt pojawi się w określonym czasie.

Komu więc menadżera projektu, komu ….?

Może zainteresować Cię również

Poznaj narzędzia do zdalnej komunikacji

Poznaj narzędzia do zdalnej komunikacji

Praca i prowadzenie projektów w trybie zdalnym z wiadomych przyczyn - zyskuje w ostatnim czasie na popularności. Jeśli jednak stanowi ona dla Ciebie zupełną nowość, możesz obecnie znajdować się na etapie poszukiwania najlepszych narzędzi, wspierających zdalną...

Czy to co robisz, to już projekt? Sprawdź!

Czy to co robisz, to już projekt? Sprawdź!

W codzienny życiu oraz środowisku stricte biznesowym, otaczamy się rozmaitymi zadaniami. Jedne są mniejsze, inne większe - sprawa wydaje się oczywista. Jak w takim razie określić, czy to co robisz, to już projekt? Gdzie szukać jego wyznaczników? Odpowiedź znajdziesz w...

WITAJ NA MOIM BLOGU

Nazywam się Anna Wojdył.

Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami oraz rolą project managera. Niezależnie czy jesteś na etacie, w małej firmie czy dużej, czy też pracujesz u siebie.

Stawiam na prosty język, konkrety i przykłady z życia. Ten prosty zestaw najlepiej wyjaśnia zawiłości zarządzania projektowego.

Udowadniam, że można prowadzić projekty z satysfakcją i bez zbędnego stresu, jednocześnie budując silną  pozycję profesjonalnego project managera.

ZAPISZ SIĘ DO PROJEKTOWEGO NEWSLETTERA i odbierz poradnik ”Jak zarządzać projektem?”

DARMOWY KURS: Czy rola Project Managera jest dla Ciebie?

darmowy kurs email

Program TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

kurs Twój Pierwszy Projekt

Warsztaty JAK ZOSTAĆ PROJECT MANAGEREM?

Facebook