Czy to co robisz, to już projekt? Sprawdź!

Mar 17, 2020 | Projekty od podstaw

W codzienny życiu oraz środowisku stricte biznesowym, otaczamy się rozmaitymi zadaniami. Jedne są mniejsze, inne większe – sprawa wydaje się oczywista. Jak w takim razie określić, czy to co robisz, to już projekt? Gdzie szukać jego wyznaczników? Odpowiedź znajdziesz w tymże wpisie, jednak zanim to nastąpi, chciałabym wyjaśnić jeszcze jedną kwestię.


Dlaczego warto przeanalizować swoją pracę z perspektywy projektowej?
Przede wszystkim ze względu na fakt, że da Ci to podstawę do wybrania odpowiednich narzędzi z puli, którą aktualnie dysponujesz. Może się bowiem okazać, że działanie intuicyjne będzie wystarczające, lub też konieczne będą narzędzia czysto projektowe, które pozwolą Ci się sprytnie zorganizować.

Zacznijmy od początku

 

Czym tak naprawdę jest projekt? Projekt to zorganizowane działania (najczęściej kilku lub wielu osób), zmierzające do osiągnięcia określonego celu. Można to też ująć z nieco innej perspektywy, zgodnie z którą projektem jest też czasowa aktywność zespołowa, której celem jest wytworzenie nietypowego produktu i która jest realizowana przy ograniczonych zasobach i w określonym czasie.

Możesz sobie teraz zadać pytanie: co dokładnie pozwala jednoznacznie stwierdzić, czy to, co robisz, to już projekt? Poniżej znajdziesz wyznaczniki projektu, które pozwolą Ci go oddzielić od pozostałych zadań.

Innowacyjność i unikalność

 

Powyższe cechy można nazwać podstawowymi cechami projektu. Jak dostrzec innowacyjność i unikalność w tym, czym się aktualnie zajmujesz? Odpowiedź sobie na pytanie, czy jest to coś, czego nikt inny nie robił? 

W tym miejscu mogę Cię uspokoić i dodać, że może to być oczywiście podobny do kogoś pomysł, różniący się jednak od tego, co działo się w danej dziedzinie do tej pory. Zachodzą np. nieco inne warunki, odmienny jest też skład zespołu, a co za tym idzie także produkt finalny może być różny od tego, z czym się porównujesz.

Dobrym przykładem takiego innowacyjnego i unikalnego projektu jest zorganizowanie cyklu webinarów.

Może Ci się wydawać, że ten proces za każdym razem wygląda tak samo i bez trudu przeprowadzisz go z zamkniętymi oczami. Szczególnie w sytuacji, kiedy prowadzisz biznes online. Jednak każde tego rodzaju spotkanie jest inne – ma właściwą dla siebie tematykę, osobę prowadzącą, czas trwania czy rodzaje pytań, które pojawią się ze strony oglądających Cię osób.

To właśnie wspomniane cechy sprawiają, że zorganizowanie webinaru jest pomysłem unikalnym, to znaczy jedynym w swoim rodzaju

Złożoność

 

Bardzo często okazuje się, że proste rzeczy są szumnie określane projektami, co po prostu mija się z prawdą. Zadania nie są przecież tak skomplikowane jak projekty!

Czym więc różnią się zadania i procesy – od projektów? Dobrze obrazuje to powyższa grafika.

  • Zadaniem innowacyjnym może być np. mastermind na Majorce – w końcu robisz to raz na jakiś czas.
  • Zadaniem rutynowym będzie np. codzienne podsumowanie statusu zadań w projekcie.
  • Procesem jest złożony ciąg ustalonych zadań (z góry określonych i jasnych dla każdej osoby biorącej w nich udział). Co ważne – zadania te służą jakiemuś celowi. Przykładem takiego procesu może być onboarding nowego klienta.
  • Projekt natomiast – w odróżnieniu od procesu – nie jest powtarzalny, ponieważ każdy projekt jest inny. Stanowi cykl złożonych działań i często obarczony jest dużym poziomem skomplikowania – wymaga planowania, uwzględnienia zależności między zadaniami, zarządzania grupą, ryzykiem itd.

 

Ograniczone zasoby

 

Jeśli to co robisz, to już projekt – wiążą się z nim pewne ograniczenia. Nie działasz przecież na zasadzie wolnego elektronu, oddając swoje działania totalnemu przypadkowi, prawda?

Zazwyczaj jesteś ograniczona czasem, a więc Twoja inicjatywa ma początek i koniec. Druga grupa ograniczeń może dotyczyć m.in.: ludzi, urządzeń, sprzętu oraz budżetu.

Natomiast ostatni rodzaj zasobów, ograniczających Twój projekt to jakość. Można nią nazwać zbór cech, jakie ma spełniać końcowy produkt. Warto odpowiedzieć sobie w tym miejscu na pytanie: co musi mieć efekt końcowy projekt i jakie cechy powinien spełniać, a jakich nie musi?

Można więc powiedzieć, że ograniczenie zasobów stwarza pewnie ramy, w których się poruszasz. Jesteś trochę jak mediator, próbujący pogodzić rozmaite interesy i zrealizować zakres projektu, czyli jego efekt końcowy.

Wysiłek

 

Ostatnim ważnym wyróżnikiem projektu jest wysiłek, który ściśle wiąże się z robieniem czegoś nowego. W takiej sytuacji czeka Cię zatem wiele nieprzewidzianych okoliczności i potencjalnych problemów. To z kolei przekłada się na wysiłek, który Ty jako project manager – musisz wraz z zespołem włożyć w realizację celu. Dotyczy Cię to nawet w momencie, kiedy zajmowane przez Ciebie stanowisko nie nosi nazwy PM-a.

Chcę w tym miejscu zaznaczyć, że wysiłek w projekcie to również szukanie kompromisów pomiędzy:

  • Zakresem, czasem i kosztami, a jakością finalnego rozwiązania (znasz może pytanie – czy da się taniej? Czy da się szybciej?)
  • Interesami osób zaangażowanymi w projekt i ich wymaganiami – często zdarza się, że każdy w firmie ma co do projektu różne oczekiwania, a w konsekwencji także odmienne wymagania dotyczące finalnego celu projektowego.

Czy to już projekt?

 

Czytając ten wpis, mogłaś dojść do wniosku, że nie każdy projekt ma taką samą twarz. I słusznie! W końcu nie tylko wypuszczenie na rynek produktu fizycznego czy wirtualnego jest projektem.

Innymi inicjatywami, które są również projektami, mogą być:

  • Research i rekomendowanie konkretnych rozwiązań,
  • Wszelkiego rodzaju beta testy czy piloty produktów i rozwiązań oraz wdrażanie wybranych opcji,
  • Projektowanie czy usprawnianie procesów (np. wysyłania zapytań produktowych),
  • Przenoszenie procesów i rozwiązań pomiędzy jednostkami lub krajami (z równoczesną adaptacją do warunków lokalnego rynku),
  • Zamykanie lub otwieranie placówek (np. handlowych, operacyjnych, biur czy oddziałów),
  • Organizacja wydarzeń (m.in. konferencji, imprez integracyjnych, cyklu szkoleń itp.)

Na tym etapie możesz już określić, czy wykonujesz tylko pojedyncze zadania, a może to już mały lub większy projekt? Co wynika z analizy Twoich działań? Poza samą wiedzą i momentem olśnienia, powinno również pojawić się działanie! Czy możesz realizować poszczególne kroki swobodnie, bez wsparcia narzędzi projektowych, czy też przyda Ci się nieco wiedzy o zarządzaniu projektowym i ułatwienie sobie codziennej pracy?

Chcesz dowiedzieć się więcej? Obejrzyj serię 6 mini szkoleń video!

Chcesz obejrzeć wszystkie szkolenia?

Zapisz się poniżej!

Od razu odbierzesz
DOSTĘP DO WSZYSTKICH 6 VIDEO!

Może zainteresować Cię również

Czy wiesz, skąd się biorą projekty?

Czy wiesz, skąd się biorą projekty?

Skąd się biorą projekty? Co powoduje, że w firmach pojawiają się inicjatywy projektowe? Co sprawia, iż na scenie pojawia się kierownik projektu? Aby odpowiedzieć sobie na te pytania, trzeba zacząć od podstaw, czyli wiedzy na temat istoty projektów jako takich....

WITAJ NA MOIM BLOGU

Nazywam się Anna Wojdył.

Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami oraz rolą project managera. Niezależnie czy jesteś na etacie, w małej firmie czy dużej, czy też pracujesz u siebie.

Stawiam na prosty język, konkrety i przykłady z życia. Ten prosty zestaw najlepiej wyjaśnia zawiłości zarządzania projektowego.

Udowadniam, że można prowadzić projekty z satysfakcją i bez zbędnego stresu, jednocześnie budując silną  pozycję profesjonalnego project managera.

ZAPISZ SIĘ DO PROJEKTOWEGO NEWSLETTERA i odbierz poradnik ”Jak zarządzać projektem?”

DARMOWY KURS: Czy rola Project Managera jest dla Ciebie?

darmowy kurs email

Program TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

kurs Twój Pierwszy Projekt

Warsztaty JAK ZOSTAĆ PROJECT MANAGEREM?

Facebook