12 pytań na które musisz znać odpowiedź inicjując projekt

12 pytań na które musisz znać odpowiedź inicjując projekt

Cze 20, 2019 | Uncategorized

Każdy projekt przechodzi przez tzw. fazę inicjacji, nawet jeśli nie jesteś tego świadomy.
To czas, kiedy zdobywasz wszelkie możliwe informacje co masz zrobić jako kierownik projektu, na kiedy oraz kto będzie z Tobą pracował.

 

Jak długo ona trwa?

Tu nie ma reguł i wszystko zależy od rozmachu i stopnia skomplikowania projektu.  Przy małych projektach może być tak, że spotkasz się na godzinę ze sponsorem lub klientem i gotowe.

Przy większych inicjatywach zazwyczaj zorganizujesz burze mózgów lub warsztaty z różnymi grupami interesariuszy zanim dokopiesz się do sedna sprawy, zarysujesz zakres projektu i jego kluczowe cele. I to może Ci zająć od kilku dni do kilku tygodni.

Czas tych kilku tygodni możesz również wykorzystać na wstępne planowanie projektu, jego faz i harmonogramu.

To na jakie pytania muszę znać odpowiedź?

 

Poniżej przygotowałam listę kluczowych pytań, kiedy zaczynasz projekt:

1. Co jest nadrzędnym celem projektu lub jaki problem rozwiązuje projekt?

2. Czy oczekiwania wobec efektu zostały już udokumentowane/spisane? Gdzie/ przez kogo?

3. Jakie możliwe rozwiązania problemu z pkt 1) zostały wzięte pod uwagę? Czy robione były jakieś badania, doświadczenia? Dlaczego to rozwiązanie zostało wybrane?

4. Jakie są kryteria sukcesu? Jak będziesz mierzyć, czy projekt osiągnął zakładany cel końcowy i cząstkowe?

5. Czy projekt jest wpisany w strategię firmy? Jaki jej element realizuje?

6. Czy jest zapewnione finansowanie dla projektu? Czy masz już ustaloną kwotę czy będziesz tworzyć budżet?

7. Jakie są obecnie znane przeszkody lub ograniczenia? (czas, zasoby ludzkie itp.)

8. Kto będzie korzystał z benefitów jakie daje produkt finalny projektu?

9. Kto jest interesariuszem projektu?

10. Co jest w zakresie prac? A co w nich nie jest celowo? Tak samo: jakie funkcjonalności powinien posiadać produkt/rozwiązanie a jakich nie musi posiadać?

11. Czy są jakieś zależności między Twoim projektem a innymi realizowanymi w firmie/u klienta? Czy Twój projekt warunkuje jakąś inną inicjatywę lub odwrotnie- czy coś w firmie wpływa na Twój projekt?

12. Czy już coś podobnego było realizowane w przeszłości? Z jakim skutkiem? Z kim mogę porozmawiać, żeby dowiedzieć się więcej?

Jak widzisz punktów jest 12, ale każde z nich można też sformułować odrobinę inaczej aby dopasować go do specyfiki tego czym się będziesz zajmować w projekcie.

Głównym celem jest jednakże stworzenie RAM PROJEKTU- CO, PO CO, DLA KOGO, KIEDY, ZA ILE, Z KIM . Jest to konieczne, aby później zacząć planowanie konkretnych aktywności i zrobić podział prac.

Lista pytań przed rozpoczęciem projektu

Możesz pobrać sobie gotową ” ściągę” z pytaniami  i od razu wziąć ją ze sobą na spotkania.

Wtedy nic Ci nie umknie !

A teraz trochę prawdy projektowej

 

Spotkasz się z podejściem, że faza inicjacji czy też planowania to czas który „nic nie dostarcza” i że to może niepotrzebne jest.  Nie dziwi mnie to w ogóle, gdyż tak to może wyglądać „z góry”. „ Siedzi i myśli” , „planuje i rysuje „ itp. – znam te komentarze.

Zazwyczaj wychodzą od osób nie znających podejścia projektowego ale i takich można i trzeba edukować…

Ale jak do jasnej ciasnej masz się dowiedzieć co masz donieść? Jak masz pokazać, kiedy co się wydarzy? Możesz oczywiście zrobić to „na hura” ale efekt będzie trudny do określenia. Jakość będzie niemożliwa do określenia itd.

Bardzo fajnie sprawdza się poniższy rysunek. Obrazuje on jak to wygląda, jeśli się ominie powyższe pytania.

Obraz wart tysiąca słów jak mówią 😊

Może trochę przesadzony, ale wiadomo o co chodzi!

Może zainteresować Cię rówież

Po co komu zarządzanie projektowe? 9 kluczowych korzyści

Czy zdarzyło Ci się kiedyś biegać z przysłowiową „pustą taczką” bez ładu i składu? Ja się przyznaję – mi się zdarzało i to niejednokrotnie. Dlaczego też doceniam projektowe podejście do zadań bo już teraz pusta taczka rzadko mi się trafia.
Oto 9 koronnych argumentów, dlaczego takie podejście się opłaca i jakie korzyści Ci przyniesie.

Podziel się postem
Podziel się postem