Inicjujesz projekt – 12 pytań, na które musisz znać odpowiedź

Każdy projekt przechodzi przez tzw. fazę inicjacji, nawet jeśli nie jesteś tego świadomy.
To czas, kiedy zdobywasz wszelkie możliwe informacje co masz zrobić jako kierownik projektu, na kiedy oraz kto będzie z Tobą pracował.

 

Jak długo ona trwa?

Tu nie ma reguł i wszystko zależy od rozmachu i stopnia skomplikowania projektu.  Przy małych projektach może być tak, że spotkasz się na godzinę ze sponsorem lub klientem i gotowe.

Przy większych inicjatywach zazwyczaj zorganizujesz burze mózgów lub warsztaty z różnymi grupami interesariuszy zanim dokopiesz się do sedna sprawy, zarysujesz zakres projektu i jego kluczowe cele. I to może Ci zająć od kilku dni do kilku tygodni.

Czas tych kilku tygodni możesz również wykorzystać na wstępne planowanie projektu, jego faz i harmonogramu.

To na jakie pytania muszę znać odpowiedź?

 

Poniżej przygotowałam listę kluczowych pytań, kiedy zaczynasz projekt:

1. Co jest nadrzędnym celem projektu lub jaki problem rozwiązuje projekt?

2. Czy oczekiwania wobec efektu zostały już udokumentowane/spisane? Gdzie/ przez kogo?

3. Jakie możliwe rozwiązania problemu z pkt 1) zostały wzięte pod uwagę? Czy robione były jakieś badania, doświadczenia? Dlaczego to rozwiązanie zostało wybrane?

4. Jakie są kryteria sukcesu? Jak będziesz mierzyć, czy projekt osiągnął zakładany cel końcowy i cząstkowe?

5. Czy projekt jest wpisany w strategię firmy? Jaki jej element realizuje?

6. Czy jest zapewnione finansowanie dla projektu? Czy masz już ustaloną kwotę czy będziesz tworzyć budżet?

7. Jakie są obecnie znane przeszkody lub ograniczenia? (czas, zasoby ludzkie itp.)

8. Kto będzie korzystał z benefitów jakie daje produkt finalny projektu?

9. Kto jest interesariuszem projektu?

10. Co jest w zakresie prac? A co w nich nie jest celowo? Tak samo: jakie funkcjonalności powinien posiadać produkt/rozwiązanie a jakich nie musi posiadać?

11. Czy są jakieś zależności między Twoim projektem a innymi realizowanymi w firmie/u klienta? Czy Twój projekt warunkuje jakąś inną inicjatywę lub odwrotnie- czy coś w firmie wpływa na Twój projekt?

12. Czy już coś podobnego było realizowane w przeszłości? Z jakim skutkiem? Z kim mogę porozmawiać, żeby dowiedzieć się więcej?

Jak widzisz punktów jest 12, ale każde z nich można też sformułować odrobinę inaczej aby dopasować go do specyfiki tego czym się będziesz zajmować w projekcie.

Głównym celem jest jednakże stworzenie RAM PROJEKTU:

CO, PO CO, DLA KOGO, KIEDY, ZA ILE, Z KIM .

Jest to konieczne, aby później zacząć planowanie konkretnych aktywności i zrobić podział prac.

Lista pytań przed rozpoczęciem projektu

Możesz pobrać sobie gotową ” ściągę” z pytaniami  i od razu wziąć ją ze sobą na spotkania.

Wtedy nic Ci nie umknie !

A teraz trochę prawdy projektowej

 

Spotkasz się z podejściem, że faza inicjacji czy też planowania to czas który „nic nie dostarcza” i że to może niepotrzebne jest.  Nie dziwi mnie to w ogóle, gdyż tak to może wyglądać „z góry”. „ Siedzi i myśli” , „planuje i rysuje „ itp. – znam te komentarze.

Zazwyczaj wychodzą od osób nie znających podejścia projektowego ale i takich można i trzeba edukować…

Ale jak do jasnej ciasnej masz się dowiedzieć co masz donieść? Jak masz pokazać, kiedy co się wydarzy? Możesz oczywiście zrobić to „na hura” ale efekt będzie trudny do określenia. Jakość będzie niemożliwa do określenia itd.

Bardzo fajnie sprawdza się poniższy rysunek. Obrazuje on jak to wygląda, jeśli się ominie powyższe pytania.

Obraz wart tysiąca słów jak mówią 😊

Może trochę przesadzony, ale wiadomo o co chodzi!

W jaki sposób możesz wykorzystać powyższy zestaw pytań nawet jeśli nie jesteś stricte kierownikiem projektu?

 Jak widzisz są to pytania precyzujące czy też wysupłujące konkretne zapotrzebowania. Z nich wykluwa się karta projektu (czy też brief, jak kto woli).

Jeśli natomiast nie pełnisz roli kierownika projektu, z powodzeniem możesz użyć części z nich również w innych sytuacjach.

Generalnie będą służyć one doprecyzowaniu oczekiwań drugiej strony lub Twoich, aby uniknąć nieporozumień, sprzecznych oczekiwań i straty czasu.

Poniżej podaję kilka z nich pod Twoją rozwagę. Sprawdzone 😊

  • W rozmowie z przełożonym, jeśli dostajesz nowe zadanie lub zlecenie od niego
  • W ustalaniu oczekiwań Twojego klienta, dla którego realizujesz dana usługę lub produkt
  • Ale też w określaniu swoich oczekiwań w stosunku do podwykonawców

I to ostatnie jest dość istotne w zderzeniu dwóch aspektów: tego co Ty chcesz a co wykonuje dla Ciebie podwykonawca.

Być może zabrzmi to dość ostro, ale jestem przekonana, iż część zleceniodawców jest niezadowolona z usług właśnie z tego względu, iż nie potrafi do końca zdefiniować czego potrzebuje. Nikt nie może zajrzeć Ci do głowy, aby zobaczyć co naprawdę Ci się marzy. Im dokładniej sprecyzujesz, tym mniej pomyłek.

Ta kompetencja jest też jedną ze składowych umiejętności delegowania, ale to już inna historia i na inny artykuł.

Może zainteresować Cię również

WITAJ NA MOIM BLOGU

Ania Projekty bez zadyszki

Nazywam się Ania . Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami . Niezależnie czy jesteś na etacie czy pracujesz u siebie.

Wyjaśniam zawiłości projektowe prostym językiem.

Udowadniam, że projekty nie muszą być nudne i trudne.

A wyciśnięte jak cytryna pomagają w codziennym życiu.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA

PRODUKTY

Program grupowy: TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

Konsultacje indywidualne

Darmowy kurs: Czy Project Management jest dla Ciebie?

Facebook

Podziel się postem