Kim jest Menadżer Projektu i jaka jest jego rola?

Czy wiesz project manager został wpisany na listę zawodów w Polsce dopiero w 2015 roku?

Zdecydowało o tym Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej biorąc pod uwagę potrzeby oraz trendy rynku pracy. Wobec tego nie dziwi mnie to, że nawet teraz postrzeganie tego co robi i za co odpowiada ta osoba na tym stanowisku jest niejasne.

Nawet wśród swoich znajomych spotykam się nadal z wolno podnoszoną brwią na hasło „a ja zajmuję się zarządzaniem projektami”.

Rękę dam sobie uciąć za to, że dużo firm nawet nie wie, że może taki „zasób” wykorzystać do sprawniejszego realizowania swoich planów!!! Tym wpisem zatem postanowiłam przybliżyć to czym zajmuje się kierownik projektu i jakie są jego obowiązki. 

Po latach doświadczeń rolę Menadżera Projektów postrzegam przez 5 głównych obszarów:

  1. Centrum dowodzenia projektem, czyli inicjatywą mającą na celu „wyprodukowanie” nowej rzeczy/ produktu/ procesu itp.  Dlatego też w części firm to stanowisko nazywa się czasami też koordynator. 

Jest takim „ogarniaczem wszystkiego” – od celu, przez plan uwzględniający to co jest do zrealizowania, dobór odpowiednich zasobów, współpracę z zespołem projektowym, z dostawcami, rozwiazywanie konfliktów, komunikację w projekcie, jego kontrolę i monitorowanie. On też zamyka projekt.

Niejednokrotnie też gasi pożary, które wybuchają w projekcie.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, masz za dużo rzeczy na głowie i marzysz, żeby ktoś zdjął z Ciebie ten milion spraw do załatwienia w inicjatywach, które się toczą w Twojej firmie – dobry kierownik projektu może Ci w tym pomóc.

2. Główny punkt kontaktu dla wszelkich inicjatyw podejmowanych w projekcie.

Punkt kontaktu zarówno dla sponsora jak też dla wszystkich interesariuszy.

Nie myśl sobie, że teraz PM staje się skrzynką odbiorczą czy info linią – no nie tak ma być 😊 Na początku na pewno PM jest dowodzącym i rozdziela zadania. Jednak wraz z rozwojem projektu pomniejsze zadania i aspekty znajdują swoich właścicieli. Co oznacza, że możesz się zwrócić do PM jeśli masz jakieś pytania – jeśli menadżer projektu nie wie dokładnie to zawsze będzie wiedział do której osoby się zgłosić.

3. To rolą PM jest takie żonglowanie zasobami, aby donieść finalny efekt projektu.

Zdarza się tak, że sponsor nie ingeruje w ogóle w podział zasobów (zespołu czy też budżetu) – na tyle ufa menadżerowi, że pozwala mu „pociągać sznurki” wg potrzeb i limitów.

Dobrym porównaniem dla kierownika projektu jest dyrygent orkiestry grającej jakiś wspaniały utwór. To on wskazuje kto ma zagrać, kiedy, z jaką mocą itd. aby widownia była zadowolona.

4. Jest twarzą projektu – przy projektach o dużym znaczeniu może to być bardzo dobry sposób na budowanie swoje własnej marki PM w firmie lub na rynku !

5. W dużej mierze odpowiada za sukces lub porażkę projektu (ale nie w całej!!!)

Dlaczego nie w całości?

Ponieważ po latach obserwowania przeróżnych projektów moich jak też znajomych JESTEM PRZEKONANA, że dużo też zależy od sytuacji firmy, jej kultury organizacyjnej, umocowania samego projektu.

Zdarza się, że braku kultury projektowej w firmie czy zespole może skutecznie zabijać projekty .

obowiązki menadżera projektu

 Jakie są obowiązki menadżera projektów?

a) Zdefiniowanie potrzeb oraz zakresu projektu – no bez tego ani rusz! Tu PM musi sprecyzować co właściwie musi zostać zrobione i jakie ma spełniać funkcje w uproszeniu: jeśli chcemy zbudować stół to trzeba określić jakiej wielkości, koloru, dla ilu osób itp. I nie ma tu głupich pytań. Im dokładniej tym lepiej – bo tym lepiej spełnimy oczekiwania klienta.

b) Określić ramy czasowe projektu   zdefiniować jego początek i konic, główne etapy oraz poszczególne zadania w ramach każdego z etapów. Po tym rówznież  czas potrzebny na zrealizowanie każdego z tych zadań, ich kolejność oraz zależności.

To w całości tworzy harmonogram projektu.

c) Koordynacja zasobów i zespołu projektowego.  Zazwyczaj jest to praca wspólna zespołu – określają wspólnie co im jest potrzebne i kto będzie wykonywał dane zadanie. Niemniej jednak to menadżer projektu jest odpowiedzialny za sfinalizowanie tego procesu oraz zarządzanie zasobami w całym cyklu projektu. 

d) Monitorowanie i kontrola planu projektowego

Jak to mówią – „Zaufanie rzecz piękna, kontrola skuteczna”. Nie namawiam tu to mikromanagementu ale do regularnego sprawdzania gdzie jest projekt versus plan. Wierz mi, nie widziałam projektu, który w całości idzie zgodnie z planem. Ale monitorując można:

  • Wychwycić ewentualne problemy i szybciej reagować
  • Poprosić o dodatkowe zasoby, jeśli jest taka potrzeba
  • Regularne monitorowanie nadaje pracom projektowym tempo i swego rodzaju dyscyplinę
  • Jest też super okazją do podsumowania dotychczasowych osiągnięć i podziękowania zaangażowanym osobom. A to podnosi morale zespołu !

e) Zarządzanie zespołem projektowym – jest  to ZUPEŁNIE INNY ZESPÓŁ niż w zwykłej zależność służbowej. Zazwyczaj nie będą to osoby bezpośrednio podlegające kierownikowi projektu. Moim zdaniem zatem jest to trochę większe wyzwanie ale przeogromna szansa na poszerzanie wiedzy i kompetencji !

f) KOMUNIKACJA, KOMUNIKACJA, KOMUNIKACJA!!! Celowo piszę to dużą literą. To jeden z ważniejszych obowiązków, bez niej projekty nie żyją. Komunikacja nie tylko polegająca wymianie informacji PM – sponsor; PM – zespół projektowy. Chodzi też o taką, która pomaga nawiązywać relacje, pracować w środowisku zmiany, łagodzić konflikty i godzić sprzeczne interesy, byś asertywnym ale też pomagać i wspierać zespół w wysiłkach.

g) Zamykanie projektu – to nic innego jak zakończenie wszelkich prac po wykonaniu „finalnego produktu”. Możesz sobie pomyśleć – no ale co jeszcze trzeba zakończyć?

Należy się upewnić, że klient jest zadowolony, czy wie jak używać produkt. Kolejna sprawa  to dostawcy zewnętrzni – czy się z nimi rozliczyłeś? Czy kontrakty zamknięte? Czy wiesz jak teraz będzie wpólpracowaćCzy podziękowałeś zespołowi ?

Jest jeszcze garść innych obowiązków lecz nie są one tak oczywiste w każdym projekcie . Część z nich jest charakterystyczna dla konkretnych inicjatyw. Nimi podzielę się przy innej okazji. 

Niemniej jednak chciałam Ci pokazać jak wszechstronna jest rola menadżera projektu i jak kluczową rolę pełni on przy realizowaniu pomysłów w małych i dużych biznesach. 

W następnym tygodniu będę pisać o kompetencjach, które są charakterystyczne dla roli kierownika projektu. Ten temat jest poniekąd komplementarny z tym artykułem.

Jeśli zapoznasz się z obydwoma to przekonasz się, że dobry project manager jest niesamowicie multidyscyplinarny.  Jeśli zdecydujesz się rozwijać w tym kierunku będziesz doskonalić wiele obszarów, które (do końca mojego życia będę powtarzać !!!) przydadzą Ci się w życiu codziennym a także w innych rolach zawodowych. .

Firmy dostrzegają korzyści z podejścia projektowe w realizacji celów i przeprowadzaniu zmian. Jednakże zrekrutowanie dobrego PM-a stanowi wyzwanie – przytaczałam już kilka razy  (2018r) raport firmy Manpower „Niedobór talentów”. Wydaje się oczywistym iż brakuje pracowników technicznych, operatorów maszyn ale zawód project managera również znalazł się w tej dziesiątce.

https://www.manpowergroup.pl/wp-content/uploads/2018/08/TalentShortage2018_global.pdf

Jestem przekonana, że rola Menadżera projektów jest jednym z zawodów przyszłości.

Może zainteresować Cię również

Zapisz się na mój

PROJEKTOWY NEWSLETTER

  i odbierz mini poradnik

„Jak zarządzać projektem?”

WITAJ NA MOIM BLOGU

Ania Projekty bez zadyszki

Nazywam się Ania . Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami . Niezależnie czy jesteś na etacie czy pracujesz u siebie.

Wyjaśniam zawiłości projektowe prostym językiem.

Udowadniam, że projekty nie muszą być nudne i trudne.

A wyciśnięte jak cytryna pomagają w codziennym życiu.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA

PRODUKTY

Program grupowy: TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

Konsultacje indywidualne

Darmowy kurs: Czy Project Management jest dla Ciebie?

Facebook

Podziel się postem