Project Menager robi pierwsze wrażenie – czyli jak poprowadzić spotkanie inicjujące projekt?

Mówi się, że pierwsze wrażenie pozostaje zawsze.  I coś w tym jest. Oczywiście z czasem może mi je zmienić, może ono ewoluować wraz z tym jak rozwija się nasza relacja z kimś, przez co przechodzimy. Dla menadżera projektu takim pierwszym wrażeniem jakie robi i jest pierwsze spotkanie projektowe, czyli inicjacja projektu.

Dlaczego? Bo tam prezentuje siebie i swoje przyszłe dziecko czyli projekt.

W dużej mierze od tego spotkania zależ jak mu się na początku będzie pracowało z grupą i z komitetem sterującym.

Dla całego cyklu spotkań w projekcie jest ono specyficzne, ponieważ zakotwicza projekt w biznesie i określa oczekiwania co do prac projektowych. 

W dużych firmach o kulturze międzynarodowej nazywa się je kick-off’em.  Natomiast w małych firmach możesz się po prostu nazywać spotkaniem inicjującym projekt. 

Ten artykuł jest swego rodzaju przewodnikiem jak takie spotkanie wygląda, żeby przyniosło oczekiwane efekty:
  1. Kto powinien być na tym spotkaniu?
  2. Jakie punkty powinny zostać omówione?
  3. Z czym powinieneś wyjść z niego Ty, jako kierownik projektu?

1. Kto uczestniczy w spotkaniu inicjującym projekt:

  • przede wszystkim Ty jako Project Manager
  • sponsor projektu lub Twój szef, jeżeli takiego sponsora nie posiadasz (bo i to się zdarza)
  • przedstawiciele tych działów, które będą współpracować z tobą w realizacji założeń projektowych
  • przedstawiciel klienta, jeżeli projekt jest realizowany dla klienta zewnętrznego, a nie na potrzeby wewnętrzne w firmie

 W zależności od tego jakiej wielkości jest twój projekt, jaki jest jego stopień skomplikowania, w jakiej firmie pracujesz czy też co jest przedmiotem projektu, może się zdarzyć że będziesz na takim spotkaniu mieć 5 osób a możesz mieć ich 30.

Jak już masz ludzi zebranych w pokoju tudzież na telekonferencji idziemy w stronę agendy.

2. Jakie punkty powinny się znaleźć na agendzie?

  • Przywitanie oraz przedstawienie uczestników

Organizując spotkanie inicjujące możesz być już dość daleko w założeniach projektowych oraz pewnie rozmawiałeś indywidualnie już z wieloma osobami.

Natomiast jeżeli zbierzesz je razem w pokoju może się okazać, że nie wszyscy się znają. Nie zapomnij więc o rundzie „kto jest kto” gdyż może się okazać, że część gości będzie patrzeć na siebie i zastanawiać się „Kim ten człowiek jest? Po co on tu się znalazł? Czy ja będę z nim współpracować? „.

Poświęć 10 minut na to, żeby każdy się sobie przedstawił. To też taki mały element PR dla każdego z nich.

Drugą rzeczą jest to, że masz niepowtarzalną okazję przedstawić też siebie.

Nie każdy z tobą pracował, nie każdy wie co ty robisz, od kiedy jesteś w firmie.

Jest to również okazja na pokazanie siebie przez pryzmat swoich dotychczasowych osiągnięć powiedz jakie projekty realizowałeś/-aś, z jakimi zespołami pracowałeś/- aś i jaka branża jest Ci znana.

  • Określenie celów projektu

To jest ten moment, kiedy przedstawia się projekt w kontekście strategii firmy czy też konkretnego działu. Określa, jak pomoże realizować główne założenia wizji i misji.

Sugeruję ci abyś poprosił o przejęcie tego punktu agendy przed sponsora/lub szefa.  Dlatego?

Jest to moment swoistego „namaszczenia” projektu i czyni go jednym z priorytetów dla grupy projektowej. Co to daje?  W późniejszym okresie ułatwi ci pracę z zespołem projektowym. 

Wszystko to ułatwia grupie zrozumieć, dlaczego projekt jest robiony i co on daje w kontekście całego biznesu.

  •  Potwierdzenie zakresu prac 

Spotkanie inicjujące to też okazja gdzie trzeba jasno określić co ma przynieść projekt ale bardzo konkretnie.

  •  Jakie korzyści ma przynieść?
  • Kiedy? Czy jest jakiś deadline?
  • Komu? Kto będzie korzystał z „efektu” projektu?
  • Czy ktoś już udokumentował zakres prac do wykonania?
  • Jeśli tak to kto i kiedy?
  •  Czy rozwiązanie konkretnego problemu projektowego zostało już wybrane czy dopiero grupa projektowa ma to wypracować?
  • Co nie jest w zakresie prac? Czego świadomie nie wrzucisz do zakresu prac? I dlaczego?

 

  • Money, money, money……..czyli budżet

 W tym obszarze trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie kto za to zapłaci? Z czyjego budżetu projekt będzie finansowany?

Drugim aspektem jest to w jaki sposób budżet jest już określony:

  • czyli mamy limitowaną kwotę do wydania?

praca nad projektem

  •  czy też rozwiązanie problemu projektowego jeszcze nie jest znane i budżet potrzebny na projekt jest dopiero do wypracowania w grupie projektowej? 

–   czy jest zrobiony biznes case?

 

  • Zdefiniowanie miernika sukcesu projektu

  Jest to często pomijany aspekt aczkolwiek…..zadaj sobie pytanie: Jak określisz czy projekt się zakończył? Czy tez przyniósł pożądane efekty jeżeli nie określisz jak finalnie będziesz to mierzy.

 Zdefiniowanie miernika sukcesu projektu polega na nadanie takiej miary jaką będziemy definiować czy projekt się udał czy nie, czy też na jakim poziomie się udał.

 Sposoby zmierzenia celu jest przynajmniej kilka ale generalnie dzielą się one na jakościowe lub ilościowe .

 Podam ci kilka przykładów:  miernikiem sukcesu projektu może być wynik sprzedaży, może być wysokość marży, ilość zdobytych Klientów czy też ilość zadowolonych klientów,  zmniejszenie ilości strat, szybciej lub sprawnie funkcjonujący proces może być to zmniejszenie kosztów produkcji itp itd. Ale zawsze ku temu musi być JAKAŚ MIARA.

  Bez niej nigdy nie będziesz wiedział/-a czy on się udał, czy projekt można już zamknąć czy należy kontynuować.

 Na spotkaniu inicjującym nie musisz mówić o cząstkowych badaniach sukcesu projektu. To wyjdzie w trakcie, kiedy zdefiniujesz plan i kamienie milowe. Wtedy będziesz mógł zadecydować razem z zespołem czy też sponsorem projektu co ile będziesz mierzył postęp.

  Natomiast na samym spotkaniu inicjującym projekt chodzi o to, żeby zdefiniować finalne efekty projektu i ich miarę końcową.

 

  • Podejście do prac projektowych

 Tu mam na myśli:

  •  jaką metodyką projektową będziesz pracować 
  •  jak często chcesz się spotykać z zespołem
  •  używając jakich narzędzi będziecie się komunikować

 To są filary potrzebne ku temu, aby wszyscy byli w tym samym punkcie w momencie startu. Same szczegóły możecie omówić już w zespole projektowym później.

 Innym korzyścią przedyskutowania tego punktu jest to ,że jeżeli ktoś nie pracował w danej metodyce albo nie pracował na danym narzędziu komunikacyjnym to należy go przeszkolić.

  •  Zespół czy też klient

  Celem tego punktu jest zdefiniowanie:

  •  kto jest klientem docelowym projektu? kto będzie korzystał z benefitów danego projektu?

 Po co? Aby ta osoba/ przedstawiciele działu zostali zaangażowana w trakcie tworzenia produktu albo w momencie testów.  Bez tego zdarzyć się może iż na końcu projektu usłyszysz – „Ale to nie tak miało być……”

 zdefiniowanie zespołu – upewnij się, że osoby na spotkaniu reprezentują te komórki, które zostaną zaangażowane w prace projektowe. To z kolei wynika z zakresu projektu. Podam Ci przykład: załóżmy iż przedmiotem  projektu jest zmiana specyfiki produktu x czy też ulepszenie go. 

 Jeśli w zakres projektu zostanie też wpisane wypromowanie go, to w zespole projektowym musi się znaleźć przedstawiciel działu marketingu czy też komunikacji z klientem.

  •  jak pracujesz Ty jako Project Manager

 I tu jest chwila dla ciebie.  Proszę wykorzystaj ją dobrze.

 Dlaczego? 

 Ponieważ spotkanie inicjujące projekt jest swego rodzaju zakotwiczeniem projektu w firmie ale też zakotwiczeniem zasad na jakich Ty będziesz pracował z grupa jako Project Manager.

 

Oczywiście to co w tym momencie powiesz musisz przedyskutować wcześniej ze sponsorem projektu. 

 W tej części spotkania możesz powiedzieć, jak wyobrażasz sobie spotkania projektowe, raportowanie projektu, zarządzanie budżetem czy też kontrolowanie i monitorowanie prac i cokolwiek jeszcze jest charakterystyczne dla Ciebie w pracy z projektem.

 Jeżeli potrzebujesz wspomnieć o jakimś nowym narzędziu w pracach projektowych to jest to najlepszy moment.  

  Spotkanie inicjujące jest też okazją na zrobienie swego rodzaju pierwszego wrażenia przez Project managera (bo zwyczaj przez niego ono jest prowadzone). Im więcej ustalisz tutaj, tym łatwiej ci będzie później pracować

 Im więcej akceptacji uzyskasz, tym większa będzie dyscyplina późniejszych prac projektowych.

  Jest to trochę tak jak broń obosieczna: im lepiej przygotujesz się na to spotkanie tym łatwiej ci będzie później.

  Mam na to trochę takie prywatne zdanie, że spotkanie inicjujące projekt działa na zasadzie broni z rykoszetem. Im więcej uda ci się nałapać kul w koszyk (czytaj: im więcej rzeczy uda Ci się ustalić, uzgodnić, skonsultować), ten mniejszą ilością rykoszetów dostaniesz w czasie projektu.

  Jedna uwaga dla Ciebie w sprawie uzgodnień na spotkaniu projektowym: są takie elementy, które skonfrontuje życie. Ustalicie, że będziecie się spotykać co tydzień, a w pewnym momencie projektu okaże się, że potrzebne wam są spotkania przez jakiś czas 2 razy w tygodniu. I nie ma w tym tragedii.

 To co zawsze wspominam o zakresie projektu – że nie jest to rzecz wykuwana w skale (zakres projektu może się zmienić ponieważ żyjemy w czasach gdzie okoliczności się zmieniają, rynek się zmienia, klienci się zmieniają) –  tak samo i tu może się zdarzyć.

 Po prostu jest to życie natomiast moim głównym przesłaniem jest to, żebyś ustalił/-a jak najwięcej się da w danej sytuacji i nie zdawał/-a się tylko na to jakoś to będzie.

Lista pytań przed rozpoczęciem projektu

Pytania, na które powinieneś znać odpowiedź przed rzuceniem się w prace projektowe.

Jeśli nie wiesz od czego zacząć projekt, ta lista jest dla Ciebie.

Odpowiedzi na pytania z niej poprowadzą Cię do zdefiniowania zakresu projektu oraz  pozwolą Ci zacząć planowanie aktywności.

3. Z czym powinieneś wyjść z niego Ty jako kierownik projektu?

  • To prawie ostani punkt na agendzie-podsumowanie spotkania.

Podsumuj wszystko to co ustaliliście. Które osoby należy jeszcze zaangażować. Czego jeszcze nie wiesz i co wymaga doprecyzowania. I ważna sprawa -zrób to w jakiejkolwiek wersji pisemnej i wyślij to jako podsumowanie spotkania do wszystkich.

  • Ostatnia rzecz- może niepozorna, ale czasami wykluwają z niej się bardzo ważne rzeczy- Zadaj pytanie: Czy coś jeszcze? Czy ktoś jeszcze chciałby coś dodać?

Na spotkaniu na pewno masz merytorycznych z wielu obszarów i wierz mi – przyjdzie im do głowy ta jeszcze jedna rzecz nie wzięliście pod uwagę.  Lub jakaś sugestia ułatwiające pracę albo na przykład jakieś fajne rozwiązanie na prace projektowe.  Po prostu zadaj to pytanie i zobaczysz czy nie wyjdzie coś spod dywanu.

Powodzenia Kierowniku!

Może zainteresować Cię również

#ProjektowyExpres 4

#ProjektowyExpres 4

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga. Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym...

#ProjektowyExpres 3

#ProjektowyExpres 3

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga. Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym...

WITAJ NA MOIM BLOGU

Ania Projekty bez zadyszki

Nazywam się Ania . Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami . Niezależnie czy jesteś na etacie czy pracujesz u siebie.

Wyjaśniam zawiłości projektowe prostym językiem.

Udowadniam, że projekty nie muszą być nudne i trudne.

A wyciśnięte jak cytryna pomagają w codziennym życiu.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA

PRODUKTY

Program grupowy: TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

Konsultacje indywidualne

Darmowy kurs: Czy Project Management jest dla Ciebie?

Facebook

Podziel się postem