Zdalne zarządzanie projektami – trzy filary do sukcesu

Dziś będzie o zdalnym zarządzaniu projektami. Jest to zagadnienie, które pojawiło się jako temat #projektowego expressu w dniu 15.10.2019 na życzenie jednej z członkiń grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Jak się jednak okazuje, ten temat dotyczy coraz większej ilości osób. Wynika to z faktu, iż jednym z trendów w zarządzaniu projektami jest właśnie realizowanie ich w warunkach i zespołach zdalnych.

Projekty w systemie zdalnym możesz realizować samodzielnie np. tylko z podwykonawcami, ale podczas live skupiłam się tych realizowanych w większych lub mniejszych zespołach. Niezależnie od tego, praktycznie wszystkie przytoczone przeze mnie sugestie, przykłady czy też narzędzia możesz zastosować w projektach małych, realizowanych samodzielnie.

A teraz konkrety i krótkie podsumowanie treści live:

Trzema głównymi filarami do sukcesu w zdalnym zarządzaniu projektami są: 

1. Ludzie
2. Narzędzia
3. Procesy

LUDZIE

W przypadku osób, z którymi pracujemy w projektach zdalnych, kluczowe jest kilka kompetencji:

• Proaktywność oraz umiejętność pracy bez tak zwanego zewnętrznego bata i mikromenagementu
• Obopólne zaufanie. Jak już zatrudniam lub wybieram osoby do zespołu zdalnego to ich non stop nie sprawdzam
• Umiejętność pisania – i tu nie ma żadnego żartu. Niezwykle cenna kompetencja, kiedy nie możesz po prostu podejść do biurka i porozmawiać.
• Zgoda i komfort pracy bez zespołu na miejscu.

NARZĘDZIA

W obszarze narzędzi skupiam się na 4 głównych aspektach:

• Narzędzia do komunikacji indywidualnej, abyś mógł/ mogła po prostu poznać czy też porozmawiać z kimś oko w oko.
• Narzędzia do komunikacji grupowej – bez telekonferencji czy też wideokonferencji ani rusz.
• Narzędzia do zarządzania projektami
• Jak też do przechowywania danych. No cóż, segregatory możesz odłożyć w kąt. To, czym posługuje się zespół, powinno się znaleźć w takim miejscu aby było dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

PROCESY

Procesy są tym trzecim filarem, na którym stoi cała budowla zarządzania zdalnego projektami dlatego, że procesy pozwalają nam na trzy rzeczy;

• Pozwalają pracować bez nadzoru. Mając ustalone schematy działań, nie musimy nikogo pytać o to, co mamy robić, jak mamy robić. Nadają one zadaniom strukturę, porządek oraz kierunek.
• Eliminują niepotrzebne czynności. Poprawnie ustawione, wykreślają niepotrzebne koszty, zadania, stratę czasu.
• Weryfikują i pomagają nam znaleźć najkrótszą drogę do realizacji jakiegoś zadania czy też do produkcji jakiegoś produktu.

To, że zdalne prowadzenie projektów staje się dla wielu z nas codziennością, nie znaczy, iż wszyscy są do tego odpowiednio przygotowani.

Posiłkuje się w tej chwili danymi firmy szkoleniowej Develor, która robiła badania w tym obszarze. Okazuje się, iż 84% pracowników pytanych o to, czy są przygotowani do zdalnego zarządzania projektami, mówią, że nie. Nie wiedzą jakie narzędzia i jakie umiejętności są potrzebne do tego, żeby wpasować się w schemat zdalnego zarządzania projektami.

Tylko 16% zgłosiło, że miały jakikolwiek przygotowanie czy szkolenie, czy mentoringowe w tym obszarze.

Jeśli jest to temat Ci bliski i czujesz, że potrzebujesz zbudowania solidnych podstaw do zdalnego zarządzania projektami, to mam dla Ciebie dobre wieści. Postanowiłam swoja wiedzę i doświadczenie zebrać w jednej pozycji: