Seria: Będę Kierownikiem Projektu – Case Study Joli

Dzisiaj kolejny wywiad z cyklu „Będę kierownikiem projektu”. W poprzednim odcinku mieliście okazję poznać Karolinę.
Dziś przedstawiam Wam Jolę, która jest znaną blogerką, autorką bloga rodzinnego 52weekendy  oraz od listopada 2018 właścicielką własnego biznesu Ruumz Bed&Rest.

Jola jest osobą którą poznałam kilka lat temu również prowadząc jeden z projektów . Jola dołączyła do grupy projektowej jako jedna z członkiń i ważny interesariusz, ponieważ od działań jej zespołu zależała dość istotna część prowadzonego wtedy przeze mnie projektu. Niemniej jednak już wtedy Jola oprócz roli menadżera działu była już doświadczonym project managerem oraz certyfikowanym Black Belt’ em w metodologii Lean Six Sigma.

Witaj Jolu ! Dziękuję, że znalazłaś czas dla mnie w swoim „biznesowym grafiku”.

Jest mi nadal odrobinę trudno  opowiadać o sobie, dlatego też w cyklu „ Będę kierownikiem projektu” zaczęłam od historii innych menadżerów.

Staram się jednakże pokazywać historie różne aby zademonstrować że jest niejedna droga dołączenia do tej profesji, niejedna droga po niej, ale także jak multidyscyplinarny jest to zawód.

Witaj Aniu, bardzo mi miło, że zaprosiłaś mnie do Twojego cyklu. Zarządzanie Projektami to obszar niezwykle mi bliski, dlatego tym chętniej podzielę się z Twoimi obserwatorami / czytelnikami moim doświadczeniem i wrażeniami z pełnienia roli Kierownika czy Managera Projektu.

Na początek zadam Ci to samo pytanie które zadałam też Karolinie : Będąc menadżerem projektów jak wyjaśniałaś rodzinie i znajomym co oznacza ta rola i co robisz codziennie w pracy?

Faktycznie dość często padały pytania o to co właściwie robię na co dzień. Najłatwiej było mi tłumaczyć to w ten sposób: jeśli ktokolwiek w firmie miał pomysł, by coś nowego do niej wprowadzić (jakieś nowe rozwiązanie, nowy proces, czy jakąkolwiek zmianę), moją rolą było rozebrać ten pomysł na czynniki pierwsze, zebrać wokół siebie grono ekspertów i wspólnie przewidzieć, jak ten pomysł wpłynie na poszczególne obszary czy dziania firmy oraz ile będzie nas kosztowała taka zmiana. A później  należało tak zaplanować wprowadzenie tego pomysłu, by zmiana jaką ze sobą przyniósł, stała się częścią codzienności firmy bez większych problemów.

 

Kierownik projektu - case study

Jakie były Twoje początki w tej profesji? Od czego to się wszystko zaczęło?

Moje początki w pracy z projektami to wspieranie niezliczonej ilości niewielkich projektów, jeszcze na samym początku mojej kariery w korporacji. Były to wtedy przeróżne testy, które jako firma przeprowadzaliśmy i jeśli powiodły się w wybranych lokalizacjach, dostawaliśmy ‘zielone światło’ aby przygotować komunikację i wprowadzić je do całej sieci. 

Jakie były Twoje pierwsze wrażenia, gdy zaczęłaś przygodę z PM? Co Ci się spodobało?

Było to bardzo interesujące doświadczenie, ponieważ zakres tych projektów był przeogromny. Właściwie mogły one zahaczać o praktycznie każdy dział firmy, więc nie było tu mowy o monotonii. Można było przy okazji dowiedzieć się ogromu informacji o pracy innych działów, bez konieczności przenoszenia się do innego obszaru. To była dla mnie niewątpliwie największa wartość pracy w Project Managemencie.

Masz certyfikat Black Belta – chciałam Cię zapytać jaka była Twoja droga do tego celu ? 

Przypomnijmy, że jest to jedna z metodologii prowadzenia projektów ; niektórzy nawet mówią że jest to specyficzne spojrzenie na działanie firmy. Ja osobiście bardzo lubię to podejście w optymalizacji procesów i szczerze przyznam iż moje przygotowanie do certyfikacji na tzw. Green Belta była jedym z lepszych szkoleń które przeszłam.

Zaczęło się od jednodniowego szkolenia, które wprowadzało do metodologii Lean Six Sigma (tzw. Lean Six Sigma White Belt). Było ono przeprowadzone przez naszych kolegów z UK i przeogromnie otworzyło oczy wszystkim uczestnikom w obszarze zarządzania projektami, a przede wszystkim w obszarze eliminowania wszelakiego marnotrawstwa (szczególnie jeśli chodzi o czas). 

Częścią tego szkolenia było fantastyczne ćwiczenie, podczas którego ‘produkowaliśmy’ dla wymyślonego klienta dekorowane papierowe kubeczki. Musieliśmy najpierw zaplanować ich ścieżkę produkcyjną, a później ją zoptymalizować. Efekty zarówno w czasie produkcji jaki i w kosztach wyprodukowania pojedynczego kubeczka przeszły nasze najśmielsze oczekiwania.  Po tym szkoleniu wiedziałam, że muszę zgłębić tę wiedzę dalej. Szczególnie że pracowałam już wtedy jako Kierownik Projektu i byłam pewna, że wiedza w tym zakresie mocno podniesie moje kwalifikacje i da mi fantastyczny zestaw narzędzi do jeszcze bardziej skutecznego prowadzenia projektów.

 I tak najpierw odbyłam tygodniowe szkolenie Lean Six Sigma Green Belt, po którym aby uzyskać certyfikat, należało przeprowadzić wybrany projekt zgodnie z poznaną metodologią, a wyniki wprowadzonej do firmy zmiany opisać i wysłać do weryfikacji do UK.

Będę kierownikiem projektu Jola 2

Po otrzymaniu certyfikatu, otrzymałam propozycję dalszego rozwoju i wzięcia udziału w kolejnym etapie, czyli w szkoleniu Lean Six Sigma Black Belt. To szkolenie obejmowało trzy jedno-tygodniowe sesje prowadzone w UK, po czym nastąpiła cała seria sesji coachingowych z naszym Master Black Beltem. Było to ogromne wyzwanie, bo poza standardowymi obowiązkami na swoim stanowisku, miałam również naprawdę sporo nauki oraz musiałam przeprowadzić kolejną zmianę w firmie i wykazać jakie efekty przyniosła ona w organizacji. Ale byłam mocno zdeterminowana by uzyskać również ten certyfikat.

 Po jego uzyskaniu, zaczęłam zarządzać całym działem projektowym w naszej firmie i wspierać swoim doświadczeniem również innych Kierowników Projektów, a nawet współprowadzić szkolenie wprowadzające do metodologii Lean Six Sigma – czyli dokładnie to, które wywarło tak ogromny wpływ na mnie, na początku mojej drogi.

 

Czy te wszystkie kroki były zamierzone czy były efektem przypadku?

Nie mogę powiedzieć, żebym od samego początku miała w planach zostanie Black Beltem Lean Six Sigma, bo wcześniej nie wiedziałam nawet o istnieniu tej metodologii. Więc sam początek to był w sumie przypadek, ale też ogromna ciekawość, kiedy zapisywałam się właśnie na szkolenie wprowadzające White Belt. Później był to już świadomy krok za krokiem w obranym kierunku.

Jak oceniasz wagę szkoleń w rozwijaniu kompetencji PM? Od czego zacząć? 

Szkolenia, jak w każdym obszarze i każdej profesji to absolutna podstawa. Trzeba najpierw poznać teorię i zestaw narzędzi, jakie są dostępne, by później móc wykorzystać je w praktyce i znaleźć te, które są nam najbliższe. A sposobów i podejść do zarządzania projektami jest cała masa. W naszej firmie była to akurat metodologia Lean Six Sigma, ale nie ma jednej słusznej metodologii. W każdej można znaleźć elementy, które będą lepiej bądź gorzej pasowały do naszego projektu czy stylu zarządzania.

Twój pierwszy projekt
  • Zmieniasz rolę w Twoim miejscu pracy i przed Tobą pierwszy projekt?
  • Od dawna chciałaś/-eś spróbować swoich sił w projektachale nie wiesz od czego zacząć?
  • Prowadziłaś/-eś już projekt bez przygotowania i nie wyszło najlepiej?

Nie strzelaj kulą w płot!

 

Skorzystaj z nauki zarządzania projektami przez doświadczenie i ćwiczenia.

Kurs opiera się na prawdziwym pomyśle, który:  sprecyzujesz, zaplanujesz

oraz dla którego stworzysz harmonogram, zidentyfikujesz interesariuszy

oraz zaplanujesz komunikację wg reguł zarzadzania projektami.

 

Jak oceniasz wagę doświadczenia?

Z każdym kolejnym  projektem, który prowadzimy doświadczenie będzie naturalnie się zwiększać. Zarówno, jeśli chodzi o przygotowanie planu projektowego, jak i zarządzanie grupą projektową czy naszymi interesariuszami. Z czasem wiemy już czego spodziewać się na konkretnych etapach projektu, jak radzić sobie z mniejszymi czy większymi niepowodzeniami, jak przezwyciężać opór przed zmianą. 

Zaczynamy zauważać wagę poszczególnych ról związanych z projektem i świadomie wykorzystywać je do przesuwania projektu do przodu. Bo zawsze będziemy mieć wokół siebie osoby, które będą entuzjastycznie nastawione do naszego projektu, ale znajdą się też osoby, które zrobią wiele, by naszą pracę opóźnić czy nawet całkowicie ją wstrzymać. I to od doświadczenia Kierownika Projektu i jego podejścia zależy, jak szybko poradzi sobie z sytuacją. Tak więc im więcej projektów przeprowadzimy, tym będzie łatwiej.

Case study - kierownik projektu

Ile lat spędziłaś będąc stricte kierownikiem projektu?

U mnie było to z niewielkimi przerwami ponad 10 lat. I tak jak wspomniałam w bardzo różnych obszarach naszej organizacji. Na początek działałam w ramach tylko jednego kraju, ale później jednocześnie w kilku krajach Europy Centralnej. Większość były to projekty bardzo cross-funkcyjne, czyli dotykające praktycznie wszystkich działów firmy w której pracowałam. 

Dla kogo wg Ciebie jest to zajęcie? Kto się w nim sprawdza a dla kogo jest to trudne?

Kierownik Projektu to przede wszystkim osoba, która słucha i potrafi zrozumieć. Szczególnie że bardzo często działa w obszarze, o którym nie do końca ma pojęcie. Musi być bardzo dociekliwa, bo ciągłe zadawanie pytań, pomaga dojść do sedna problemu. 

Musi lubić pracę z ludźmi, bo bez zgranego zespołu projektowego nie dojdzie zbyt daleko. Musi szybko wyciągać wnioski i być skuteczna – czyli jeśli ktoś wyrzuci ją za drzwi, będzie musiała spróbować ‘wejść oknem’. Na pewno trudno będzie pełnić tę rolę osobie, która ma tendencję do narzucania swojego zdania, albo takiej, która nie potrafi przyznać się do błędu.

 Ale przede wszystkim to zajęcie dla ludzi lubiących wyzwania, którzy nie boją się zmian i wychodzenia poza swoją strefę komfortu – szczególnie że każdy projekt to zupełnie inna bajka i nie ma tu za bardzo mowy o powtarzających się czynnościach i bezpiecznej monotonii. 

Czy zmieniając rolę na menadżera jednego z działów miałaś szansę wykorzystywać nabyte wcześniej kompetencje?

Jeśli tak to w czym wcześniejsza rola PM pomaga w prowadzeniu własnego zespołu ?

Jak najbardziej. Większość działów w naszej firmie prowadziło sporo wewnętrznych projektów, mimo że poszczególne osoby nie miały sporego doświadczenia w zarządzaniu projektami. Dlatego pierwsze na czym się skupiłam, to przeszkolenie moich pracowników.

Poza tym praca z grupą projektową to ciągłe szukanie kompromisów i dochodzenie do sedna problemów, a tych nie brakuje w żadnym zespole. Tak więc na pewno bardzo wykorzystałam takie kompetencje jak budowanie zespołu czy budowanie zaangażowania w ramach własnego działu.

Prowadzisz teraz własny biznes pod nazwą Ruumz Bed&Rest.

Czy wcześniejsze doświadczania z zarządzaniem projektami pomogły Ci w jakiś sposób w przygotowaniu Ruumz?

Absolutnie tak. Potraktowałam uruchomienie swojej własnej firmy właśnie jako projekt. Mimo że nie wiedziałam zbyt wiele o obiektach hotelowych, przygotowałam po prostu bardzo szczegółowy plan projektu, określiłam jakie zasoby będą mi potrzebne oraz jakich ekspertów muszę zaangażować, by zdobyć wiedzęwiedzę, której sama nie miałam.

Zarządzałam budżetem oraz grupą projektową, w skład której weszli urzędnicy wydający pozwolenia, projektanci czy ekipa wykonawcza. Zarządzałam ryzykiem, a przy okazji na bieżąco monitorowałam postępy. Czyli robiłam wszystko to, co jest konieczne przy każdym projekcie.

A na koniec było również świętowanie sukcesu.

 

No dobrze, uznajmy, że młoda osoba na początku swojej ścieżki zawodowej chciałaby spróbować swoich sił jako kierownik projektu?

Jak spróbować wg Ciebie?

Rozejrzeć się po swojej firmie, by znaleźć osobę, która dobrze radzi sobie z projektami i zaproponować jej pomoc. Na początek może to być uczestniczenie w spotkaniach grupy projektowej jako słuchacz, albo nawet wsparcie wybranego Kierownika Projektu choćby w pisaniu notatek ze spotkań. 

Później we własnym obszarze warto poszukać ewentualnych obszarów do zmiany i po prostu spróbować taką zmianę przeprowadzić. Na pewno pomożepomoże, jeśli zdecydujemy się na przeprowadzenie jakiegoś projektu niekoniecznie w pracy, a w swoim życiu prywatnym. Może to być na przykład remont domu czy szczegółowe zaplanowanie wakacji dla swojej rodziny czy grupy przyjaciół.

 Najważniejsze by nie zrażać się niepowodzeniami i pamiętać, że sukces każdego projektu zależy od dwu czynników: od tego jak szczegółowy plan przygotujemy na samym początku oraz jak bardzo zaangażowany jest nasz zespół projektowy. Powodzenia!!

Wywiad z kierownikiem projektu

Jola bardzo Ci dziękuję za Twój czas i podzielenie się swoją historią ze mną i z czytelnikami i słuchaczami. Czego pozostaje mi Ci życzyć? Powodzenia na nowej drodze życia w branży hotelarskiej 😊

Niech Ruumz Bed&Rest urzekają klientów i zapewniają im najlepsze wrażenia z Krakowa.

Informacja- niniejszy artykuł nie jest sponsorowany. Wymienione miejsca w sieci mają jedynie funkcję informacyjną.

Może zainteresować Cię również

#ProjektowyExpres 2

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga.
Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym wydaniu.
Także spuść powietrze i przygotuj się na spojrzenie na zarządzanie projektowe z przymrużonym okiem. Na żywo jestem w grupie na FB a jeśli facebook to Twój wróg – zapraszam po czerwonym dywanie na tą stronę.Dziś tematem przewodnim:
TRÓJKĄT OGRANICZEŃ PROJEKTOWYCH CZYLI JAK OGARNĄĆ OCZEKIWANIA I NIE DAĆ SIĘ ZAWALIĆ ZADANIAMI
Przykłady dziś rządzą 😊

#ProjektowyExpres

Projektowy Expres to moje spotkania oko-w-oko z członkami grupy Zarządzam Projektami bez Zadyszki. Nagranie później wędruje tu na bloga.
Znajdziesz tu porcję wiedzy z obszaru ogarniania projektów oraz nowości w Projektach bez Zadyszki, ale w nieco mniej formalnym wydaniu.
Także spuść powietrze i przygotuj się na spojrzenie na zarządzanie projektowe z przymrużonym okiem. Na żywo jestem w grupie na FB a jeśli facebook to Twój wróg – zapraszam po czerwonym dywanie właśnie tutaj.
27.09.2018 tematem przewodnim było
PODSTAWOWE SŁOWNICTWO PROJEKTOWE NA PRZYKŁADACH.

WITAJ NA MOIM BLOGU

Ania Projekty bez zadyszki

Nazywam się Ania . Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami . Niezależnie czy jesteś na etacie czy pracujesz u siebie.

Wyjaśniam zawiłości projektowe prostym językiem.

Udowadniam, że projekty nie muszą być nudne i trudne.

A wyciśnięte jak cytryna pomagają w codziennym życiu.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA

Instagram

Podziel się postem