Seria: Jak zostać menadżerem projektów? Case Study Joli

Przed nami kolejny wywiad z cyklu „Jak zostać menadżerem projektów?”. W poprzednim odcinku mieliście okazję poznać Karolinę.

Dziś przedstawiam Wam Jolę, która jest znaną blogerką, autorką bloga rodzinnego 52weekendy oraz od listopada 2018 właścicielką własnego biznesu Ruumz Bed&Rest.

Jola jest osobą, którą poznałam kilka lat temu, prowadząc jeden z projektów. Dołączyła wtedy do grupy projektowej jako jedna z członkiń i ważny interesariusz, ponieważ od działań jej zespołu zależała dość istotna część prowadzonego wtedy przeze mnie projektu. Niemniej jednak już wtedy Jola oprócz roli menadżera działu, była doświadczonym Project Managerem oraz certyfikowanym Black Belt’em w metodologii Lean Six Sigma.

Witaj Jolu! Dziękuję, że znalazłaś czas dla mnie w swoim „biznesowym grafiku”. Jest mi nadal odrobinę trudno opowiadać o sobie, dlatego też w cyklu „Jak zostać menadżerem projektów” zaczęłam od historii innych menadżerów. Staram się jednakże pokazywać różne historie, aby zademonstrować, że istnieje wiele dróg dołączenia do tej profesji, ale także jak multidyscyplinarny jest to zawód.

Witaj Aniu! Bardzo mi miło, że zaprosiłaś mnie do Twojego cyklu. Zarządzanie Projektami to obszar niezwykle mi bliski, dlatego tym chętniej podzielę się z Twoimi czytelnikami moim doświadczeniem i wrażeniami z pełnienia roli Kierownika czy Managera Projektu.

Na początek zadam Ci to samo pytanie, które zadałam też Karolinie: Będąc menadżerem projektów – jak wyjaśniałaś rodzinie i znajomym, co oznacza ta rola i co robisz codziennie w pracy?

Faktycznie dość często padały pytania o to, co właściwie robię na co dzień. Najłatwiej było mi tłumaczyć to w ten sposób: jeśli ktokolwiek w firmie miał pomysł, by coś nowego do niej wprowadzić (jakieś nowe rozwiązanie, nowy proces, czy jakąkolwiek zmianę), moją rolą było rozebrać ten pomysł na czynniki pierwsze, zebrać wokół siebie grono ekspertów i wspólnie przewidzieć, jak ten pomysł wpłynie na poszczególne obszary czy dziania firmy oraz ile będzie nas kosztowała taka zmiana. A później należało tak zaplanować wprowadzenie tego pomysłu, by zmiana, jaką ze sobą przyniósł, stała się częścią codzienności firmy bez większych problemów.

 

Kierownik projektu - case study

 

Jakie były Twoje początki w tej profesji? Od czego to się wszystko zaczęło?

 

Moje początki w pracy z projektami to wspieranie niezliczonej ilości niewielkich projektów, jeszcze na samym początku mojej kariery w korporacji. Były to wtedy przeróżne testy, które jako firma przeprowadzaliśmy i jeśli powiodły się w wybranych lokalizacjach, dostawaliśmy „zielone światło” aby przygotować komunikację i wprowadzić je do całej sieci. 

 

Jakie były Twoje pierwsze wrażenia, gdy zaczęłaś przygodę z PM? Co Ci się spodobało?

 

Było to bardzo interesujące doświadczenie, ponieważ zakres projektów był przeogromny. Właściwie mogły one zahaczać o praktycznie każdy dział firmy, więc nie było tu mowy o monotonii. Można było przy okazji dowiedzieć się ogromu informacji o pracy innych działów, bez konieczności przenoszenia się do danego obszaru. To była dla mnie niewątpliwie największa wartość pracy w Project Managemencie.

 

Masz certyfikat Black Belta – chciałam Cię zapytać, jaka była Twoja droga do tego celu ? 

Przypomnijmy, że jest to jedna z metodologii prowadzenia projektów. Niektórzy nawet mówią, że jest to specyficzne spojrzenie na działanie firmy. Osobiście bardzo lubię to podejście w optymalizacji procesów i szczerze przyznam, iż moje przygotowanie do certyfikacji na tzw. Green Belta była jednym z lepszych szkoleń, które przeszłam.

 

Zaczęło się od jednodniowego szkolenia, które wprowadzało do metodologii Lean Six Sigma (tzw. Lean Six Sigma White Belt). Było ono przeprowadzone przez naszych kolegów z Wielkiej Brytanii i otworzyło oczy wszystkim uczestnikom w obszarze zarządzania projektami, a przede wszystkim w obszarze eliminowania wszelakiego marnotrawstwa (szczególnie jeśli chodzi o czas). 

Częścią tego szkolenia było fantastyczne ćwiczenie, podczas którego „produkowaliśmy” dla wymyślonego klienta dekorowane papierowe kubeczki. Musieliśmy najpierw zaplanować ich ścieżkę produkcyjną, a później ją zoptymalizować. Efekty zarówno w czasie produkcji, jaki i w kosztach wyprodukowania pojedynczego kubeczka – przeszły nasze najśmielsze oczekiwania. Po tym szkoleniu wiedziałam, że muszę zgłębiać wiedzę dalej! Szczególnie że pracowałam już wtedy jako Kierownik Projektu i byłam pewna, że wiedza w tym zakresie mocno podniesie moje kwalifikacje i da mi fantastyczny zestaw narzędzi do jeszcze bardziej skutecznego prowadzenia projektów.

Stąd też najpierw odbyłam tygodniowe szkolenie Lean Six Sigma Green Belt, w którym aby uzyskać certyfikat, należało przeprowadzić wybrany projekt zgodnie z poznaną metodologią, a wyniki wprowadzonej do firmy zmiany opisać i poddać weryfikacji w Wielkiej Brytanii.

Będę kierownikiem projektu Jola 2

 

Po odebraniu certyfikatu, otrzymałam propozycję dalszego rozwoju i wzięcia udziału w kolejnym etapie, czyli w szkoleniu Lean Six Sigma Black Belt. To szkolenie obejmowało 3 jedno-tygodniowe sesje prowadzone w Wielkiej Brytanii, po czym nastąpiła cała seria sesji coachingowych z naszym Master Black Beltem. Było to ogromne wyzwanie, bo poza standardowymi obowiązkami na swoim stanowisku, miałam również naprawdę sporo nauki oraz musiałam przeprowadzić kolejną zmianę w firmie i wykazać jakie efekty przyniosła ona w organizacji. Ale byłam mocno zdeterminowana, by uzyskać również ten certyfikat.

Po jego zdobyciu zaczęłam zarządzać całym działem projektowym w naszej firmie i wspierać swoim doświadczeniem również innych Kierowników Projektów, a nawet współprowadzić szkolenie wprowadzające do metodologii Lean Six Sigma – czyli dokładnie to, które wywarło tak ogromny wpływ na mnie, na początku mojej drogi.

 

Czy wszystkie te kroki były zamierzone, czy raczej są efektem przypadku?

 

Nie mogę powiedzieć, żebym od samego początku miała w planach zostanie Black Beltem Lean Six Sigma. Wcześniej nie wiedziałam nawet o istnieniu tej metodologii! Sam początek był w sumie przypadkiem, ale też przejawem ogromnej ciekawości, kiedy zapisywałam się właśnie na szkolenie wprowadzające White Belt. Później były to już świadome kroki w obranym kierunku.

Czy zmieniając rolę na menadżera jednego z działów, miałaś szansę wykorzystywać nabyte wcześniej kompetencje? Jeśli tak, to jak wcześniejsza rola PM pomaga przy prowadzeniu własnego zespołu?

 

Jak najbardziej! Większość działów w naszej firmie prowadziło sporo wewnętrznych projektów, mimo że poszczególne osoby nie miały sporego doświadczenia w zarządzaniu projektami. Dlatego pierwsze, na czym się skupiłam, to przeszkolenie moich pracowników.

 

Poza tym praca z grupą projektową to ciągłe szukanie kompromisów i dochodzenie do sedna problemów, a tych nie brakuje w żadnym zespole. Tak więc mocno wykorzystałam takie kompetencje, jak budowanie zespołu czy wzmacnianie zaangażowania w ramach własnego działu.

Prowadzisz teraz własny biznes pod nazwą Ruumz Bed&Rest. Czy wcześniejsze doświadczania z zarządzaniem projektami pomogły Ci w przygotowaniu Ruumz?

 

Absolutnie tak! Potraktowałam uruchomienie swojej własnej firmy właśnie jako projekt. Mimo że nie wiedziałam zbyt wiele o obiektach hotelowych, przygotowałam po prostu bardzo szczegółowy plan projektu, określiłam jakie zasoby będą mi potrzebne oraz jakich ekspertów muszę zaangażować, by zdobyć wiedzę, której sama nie miałam.

Zarządzałam budżetem oraz grupą projektową, w skład której weszli urzędnicy wydający pozwolenia, projektanci czy ekipa wykonawcza. Zarządzałam ryzykiem, a przy okazji na bieżąco monitorowałam postępy. Czyli robiłam wszystko to, co jest konieczne przy każdym projekcie.

A na koniec było również świętowanie sukcesu 🙂

No dobrze, uznajmy, że młoda osoba na początku swojej ścieżki zawodowej chciałaby spróbować swoich sił jako kierownik projektu? Jak mogłaby tego spróbować?

 

Warto rozejrzeć się po swojej firmie, by znaleźć osobę, która dobrze radzi sobie z projektami i zaproponować jej pomoc. Na początek może to być uczestniczenie w spotkaniach grupy projektowej jako słuchacz, albo nawet wsparcie wybranego Kierownika Projektu choćby w pisaniu notatek ze spotkań.

Później we własnym obszarze warto poszukać ewentualnych obszarów do zmiany i po prostu spróbować taką zmianę przeprowadzić. Na pewno pomoże, jeśli zdecydujemy się na przeprowadzenie jakiegoś projektu niekoniecznie w pracy, a w swoim życiu prywatnym. Może to być na przykład remont domu czy szczegółowe zaplanowanie wakacji dla swojej rodziny, czy grupy przyjaciół.

Najważniejsze, by nie zrażać się niepowodzeniami i pamiętać, że sukces każdego projektu zależy od dwóch czynników: od tego jak szczegółowy plan przygotujemy na samym początku oraz jak bardzo zaangażowany jest nasz zespół projektowy. Powodzenia!

Wywiad z kierownikiem projektu

Jolu, bardzo Ci dziękuję za czas i podzielenie się swoją historią ze mną oraz czytelnikami. Czego pozostaje mi Ci życzyć? Powodzenia na nowej drodze życia w branży hotelarskiej. Niech Ruumz Bed&Rest urzekają klientów i zapewniają im najlepsze wrażenia z Krakowa!

Jeśli:

Jeżeli chcesz się dowiedzieć, jak skierować swoją ścieżkę w stronę roli Project Managera –

sprawdź szczegóły warsztatów, które rozpoczynają się 17 czerwca.

Informacja- niniejszy artykuł nie jest sponsorowany. Wymienione miejsca w sieci mają jedynie funkcję informacyjną.

Może zainteresować Cię również

Czy wiesz, skąd się biorą projekty?

Czy wiesz, skąd się biorą projekty?

Skąd się biorą projekty? Co powoduje, że w firmach pojawiają się inicjatywy projektowe? Co sprawia, iż na scenie pojawia się kierownik projektu? Aby odpowiedzieć sobie na te pytania, trzeba zacząć od podstaw, czyli wiedzy na temat istoty projektów jako takich....

WITAJ NA MOIM BLOGU

Nazywam się Anna Wojdył.

Pomagam zacząć i kontynuować przygodę z zarządzaniem projektami oraz rolą project managera. Niezależnie czy jesteś na etacie, w małej firmie czy dużej, czy też pracujesz u siebie.

Stawiam na prosty język, konkrety i przykłady z życia. Ten prosty zestaw najlepiej wyjaśnia zawiłości zarządzania projektowego.

Udowadniam, że można prowadzić projekty z satysfakcją i bez zbędnego stresu, jednocześnie budując silną  pozycję profesjonalnego project managera.

ZAPISZ SIĘ DO PROJEKTOWEGO NEWSLETTERA i odbierz poradnik ”Jak zarządzać projektem?”

DARMOWY KURS: Czy rola Project Managera jest dla Ciebie?

darmowy kurs email

Program TWÓJ PIERWSZY PROJEKT

kurs Twój Pierwszy Projekt

Warsztaty JAK ZOSTAĆ PROJECT MANAGEREM?

Facebook